○情報公開・個人情報保護制度審査請求事務処理要領
平成28年3月31日
訓令第11号
情報公開・個人情報保護制度異議申立事務処理要領(平成18年日高町訓令第21号)の全部を改正する。
第1 趣旨
この訓令は、日高町情報公開条例(平成18年日高町条例第13号。以下「情報公開条例」という。)第16条及び日高町個人情報保護条例(平成18年日高町条例第14号。以下「個人情報保護条例」という。)第32条の規定に基づく審査請求があった場合の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。
第2 審査請求の相談対応
開示等の決定等に不服のあるものから審査請求を行いたい旨の相談を受けたときは次の事項を説明するものとする。
1 審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号。以下「法」という。)第2条の規定に基づき行うものであること。
2 審査請求は、法第18条第1項の規定により開示等の決定等があったことを知った日の翌日から起算して3月以内にしなければならない。ただし、同項ただし書の規定により、正当な理由がある場合には、その理由がやんだ日の翌日から起算して1週間以内にしなければならないこと。
なお、審査請求期間の計算については、法第18条第3項の規定により、郵送に要した日数は算入しないものであること。
3 審査請求は、法第19条第1項の規定により書面(以下「審査請求書」という。)を提出してしなければならないこと。
4 審査請求書には、法第19条第2項の規定により、次の事項を記載しなければならないこと(文例1審査請求書を参照のこと。)。
また、法第19条第2項の規定により、審査請求書には、審査請求人(審査請求人が法人その他の社団又は財団(以下「法人等」という。)であるときは代表者又は管理人、代理人によって審査請求をするときは代理人)が押印しなければならないこと。
(1) 審査請求人の氏名及び住所又は居所(審査請求人が法人等であるときは、その名称及び所在地並びに代表者又は管理人の氏名及び住所)
また、代理人によって審査請求をするときは、上記のほかその代理人の氏名及び住所
(2) 審査請求に係る処分(開示等の決定等)(以下「原処分」という。)の内容
(3) 原処分があったことを知った年月日(通常は各決定通知書が審査請求人の住所又は所在地に到達した日)
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 処分庁(町長等)の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求の年月日
5 審査請求書の記載事項のうち、4の(4)審査請求の趣旨及び理由の記載に当たっては次の事項に留意すること。
(1) 審査請求の趣旨は、原処分の取消しを求める場合にあっては、その取消しを求める部分を明確に記載すること。
(2) 審査請求の理由は、送付を受けた非開示決定等通知書に記載された決定理由などを参照した上、原処分がなぜ違法であるかを条例の条文を引用するなどして具体的に記載すること。
6 法人等の審査請求書には、代表者若しくは管理人、総代又は代理人の資格を証明する書面(代表者資格証明書(法人の代表者にあっては代表者に係る登記簿の謄本等、法人でない社団又は財団の代表者又は管理人にあっては当該団体の規約及び代表者又は管理人を選任したことを証する総会等の議事録の写し等を添付)、委任状等)を添付する必要があること(文例2資格を証明する書面を参照のこと。)。
7 審査請求書の提出先は、総務課であること。
なお、郵送による提出も可能であること。
第3 審査請求の受理
審査請求があったときは、速やかに次によりこれを受理するものとする。
1 審査請求書の収受
審査請求人から審査請求書の提出があったときは、次により処理すること。
総務課に審査請求書が提出されたときは、直ちに当該審査請求に係る原処分課等に審査請求書(添付書類及び郵送に係る封筒を含む。)を回付すること。
なお、郵送により審査請求書が提出された場合にあっては、当該郵送に係る封筒を審査請求書とともに保管する。
2 審査請求の受理の決定
審査請求書を収受した総務課は、次により審査請求を受理するものとする。
(1) 審査請求が適法であるかどうかを確認すること。
なお、不適法な審査請求とは、次のようなものであること。
ア 審査請求書の記載事項に不備があるもの(審査請求人の年齢の記載がないもの等)
イ 審査請求書に代表者、管理人、代理人等の資格を証明する書面が添付されていないもの
ウ 審査請求をすることができる期間を経過した後にしたもの
エ 審査請求の提起先を誤っているもの(教育委員会が行った処分に係る審査請求を町長に対して提起したもの等)
オ 審査請求をすることができない事項についてしたもの(開示した公文書に記録されている情報の真偽に関するもの等)
カ 審査請求をすることができないものがしたもの(開示請求者とは別のものからの審査請求等)
(2) 審査請求が不適当であって補正することができるもの((1)のア又はイの審査請求)であるときは、法第48条において準用する法第23条の規定に基づき相当の期間(その補正すべき箇所を補正するのに社会通念上必要とされる期間)を定めて、次によりその補正を命じること。
なお、補正ができるのにもかかわらず補正を命じないで当該審査請求を不適法であるとして却下した場合、その裁決は違法なものとなることに留意すること。
ア 補正命令は、文例3を参考として作成した補正命令書により行うこと。この場合の補正命令書の送付は、配達証明扱いの郵便により行うこと。
イ 審査請求人の便宜を図るため、補正命令書を送付する際には文例4を参考として作成した審査請求補正書の記載例を同封すること。
ウ (1)のアの不備があるものであっても、審査上何ら支障を生じない場合(審査請求期間内に審査請求をしたことが明らかである場合に「処分機関(町長等)の教示の有無及びその内容」の記載が不備であるとき等)には、補正を命じる必要がないこと。
(3) 審査請求が適法であるとき((2)のウの場合を含む。)は当該審査請求を受理する旨の決定を行うこと。
なお、補正命令に従って指定期間内に補正された審査請求は、当初から適法な審査請求があったものとして取り扱うこと。
(4) 審査請求が不適法であって補正することができないもの((1)のウないしカの審査請求)又は(2)の補正命令に応じなかったものは、情報公開条例第16条第1項第1号又は個人情報保護条例第32条第1項第1号の規定により、第4の規定による諮問を行わずに、第5の1の規定に従って当該審査請求を却下する裁決を行うこと。
第4 審査請求事案の諮問
申立事務担当課等は、第3の2の(3)の受理の決定をしたときは、情報公開条例第16条第1項又は個人情報保護条例第32条第1項の規定により、次により日高町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に当該審査請求事案を諮問するものとする。
1 諮問は、審査請求を受理した日の翌日から起算して10日以内に、文例5を参考として作成した諮問文により行うこと。
2 諮問に当たっては、1の諮問文と併せて審査会が別に定める資料(別紙参考資料を参照)を審査会事務局(総務課)に提出すること。
3 このほか、審査会における審議等に関する事務については、審査会事務局の指示に従って行うこと。
4 1の規定により諮問をした場合は、情報公開条例第16条第3項又は個人情報保護条例第32条第3項の規定により、遅滞なく審査請求人に対し諮問をした旨を通知すること。
第5 審査請求に対する裁決
請求事務担当課等は、次により法第45条の規定に基づき審査請求に対する裁決を行うものとする。
なお、この決定は、情報公開条例第16条第4項及び個人情報保護条例第32条第4項の規定により、当該審査請求を受理した日の翌日から起算して3月以内に行うよう努めることとされているので、留意すること。
1 却下の裁決
審査請求が次のような事由に該当するときは、法第45条第1項の規定により、当該審査請求を却下する裁決を行うものとする。
(1) 審査請求が不適法であって、補正することができないものであるとき。
(2) 審査請求が不適法であって、補正命令に応じないとき。
(3) 審査請求の目的が消滅したとき(審査請求に対する裁決を行う前に、原処分を取り消した場合など)。
2 棄却又は認容の決定
審査会に諮問した審査請求事案について、答申があったときは、速やかに情報公開条例第16条第1項又は個人情報保護条例第32条第1項の規定により、当該答申を尊重して、法第45条第2項又は第46条第1項の規定により、当該審査請求を棄却し、又は認容する決定を行うものとする。
3 裁決書の作成
決定は、法第50条第1項の規定により、書面で行い、かつ、理由を付し、処分機関(町長等)がこれに記名押印をしなければならないこととされているので、次により裁決書(審査請求についての処分庁(町長等)の裁決の内容を示すために用いる文書をいう。以下同じ。)を作成すること。
(1) 文例6を参考として、次の事項を記載した裁決書案を起案すること。
ア 裁決する旨の文言
イ 裁決内容を示す主文
ウ 審査請求に係る事実
エ 審査請求の要旨
オ 裁決の理由
カ 処分庁(町長等)の記名
(2) 決裁の後、裁決書として浄書の上、処分庁(町長等)の印を押印し、裁決書の原本を作成すること。
4 裁決書謄本の送達
裁決は、法第51条の規定により、審査請求人に送達することによってその効力が生じるものであり、また、裁決の送達は裁決書の謄本(決定書の写し)を送付することによって行うこととされているから、次により裁決書の謄本を作成し、審査請求人に送付すること。
なお、裁決の送達についての起案は、3の(1)の裁決書案の起案と併せて行って差し支えないこと。
(1) 裁決書の原本全部を複写し、別葉に「本書は原本に基づいて作成した裁決書の謄本です。」との文言及び謄本を作成した年月日を記載して、処分機関(町長等)の記名押印を行った上、裁決書の写しの末葉の次にとじ込み、割印を押印すること。
(2) 裁決書の謄本の送付は、文例7を参考として作成した送付文に添付して配達証明扱いの郵便により行うこと。
(3) 審査請求人に裁決書の謄本を送付したときは、当該謄本の写し及び送付文の写しを総務課に提出すること。
第6 認容決定の場合の取扱い
審査請求を認容する決定(審査請求の一部を認容する決定を含む。)を行った場合は当該審査請求に係る原処分担当課等は、次により改めて開示等の決定又は不存在通知を行うものとする。
1 開示等の決定又は不存在通知
(1) 開示等の決定等の取消し部分に関して、速やかに次により開示等の決定又は不存在通知を行うこと。
ア 非開示決定の全部又は一部の取消しの場合には、当該取り消した部分の開示決定を行うこと。
イ 存否応答拒否決定の取消しの場合には、開示等の決定又は不存在通知を行うこと。
ウ 不存在通知の取消しの場合には、開示等の決定を行うこと。
(2) (1)のイ又はウの決定(又は通知)に関する事務を行うに当たっては、日高町公文書開示事務取扱要綱(平成18年日高町訓令第19号。以下「公文書開示要綱」という。)第4の5の(3)ないし(4)又は日高町個人情報開示事務取扱要綱(平成18年日高町訓令第20号。以下「個人情報開示要綱」という。)第4の5の(2)ないし(3)の規定によること。
2 開示決定の通知等
「この通知に係る決定(又はこの通知)は、平成○年○月○日付け(記号)第○○号の裁決書の謄本のとおり、審査請求に対する裁決により、日高町情報公開条例第10条第1項の規定に基づく決定(又は第12条の規定に基づく通知)を取り消したことに伴い、改めて行ったものです。」(個人情報保護制度の場合は、文中の条例名等は日高町個人情報保護条例第16条第1項(又は第20条)となる。)
3 公文書の開示の日時及び場所の指定
4 実施機関以外のものへの通知
審査請求に係る開示等の決定を行った際に、情報公開条例第13条第1項又は個人情報保護条例第21条第1項の規定により実施機関以外のもの(以下「第三者」という。)の意見を聴取している場合において、1の(1)のアの決定を行ったときは、公文書開示要綱第4の5の(6)のオ又は個人情報開示要綱第4の5の(5)のオの規定により、その旨を当該第三者に通知すること。この場合において、原処分が公文書の一部を開示する旨の決定である場合には、第三者に関する情報が記録されている公文書開示決定通知書(又は個人情報開示決定通知書)の「備考」欄に次のとおり付記すること。
「この通知に係る決定は、先に平成○年○月○日付け(記号)第○○号で通知した本件公文書の一部開示決定に対し審査請求があり、これに対する裁決により当該一部開示決定を取り消したことに伴い、改めて行ったものです。」
なお、当該決定に伴う公文書の開示は、当該第三者が当該公文書の開示に対する救済手続(審査請求等)を取るために必要な相当の期間経過後に行うこと。
5 公文書の開示
(1) 1の(1)のアの決定を行った場合の公文書の開示は、開示用の公文書の写しを作成し、これを請求者に総務課において手交するか、郵便により送付するかの方法により行うこと。
第7 審査請求の取下げ
法第27条の規定による審査請求の取下げは、次により取り扱うものとする。
1 審査請求から審査請求を取り下げる旨の申出があったときは、法第45条の裁決があるまでは、いつでも書面により取下げができることを説明するとともに、当該審査請求を取り下げる旨を記載した書面(以下「審査請求取下書」という。)を請求事務担当課等に提出するよう求めること(文例9審査請求取下書を参照のこと。)。
2 請求事務担当課等は、審査請求取下書の提出があったときは、内容確認の上、これを受理すること。
第8 その他
1 情報公開条例第13条第1項又は個人情報保護条例第21条第1項の規定による第三者の意見を聴取した上で行った開示等の決定について、第三者から公文書の開示をすることについての審査請求があったときは、この訓令に定める事務処理とは異なる事務処理を要する場合もあるので、総務課に協議すること。
2 行政不服審査制度は、行政庁の違法又は不当な処分その他公権力の行使に当たる行為に関し、簡易で迅速な手続による開示請求者等の権利利益の救済を図るとともに、行政の適正な運営を確保することを目的としており、慎重な取扱いを要することから、審査請求に関する事務に従事する職員は、常に関係法令に精通するよう務めるものとし、当該事務に疑義が生じたときは総務課に協議するなどして、適切な事務処理を行うこと。
参考資料
情報公開・個人情報保護制度審査請求事務処理要領第4の2の規定による審査会が別に定める資料は、次のとおりである。
記
1 審査請求書の写し
2 審査請求の対象となった処分に係る公文書開示通知書又は非開示決定通知書等の写し
3 2に係る公文書開示請求書の写し
4 2の処分を行うに当たり、情報公開条例第10条第2項又は第3項又は個人情報保護条例第16条第2項の規定による開示等の決定の期間を延長しているときは、公文書開示決定期間延長通知書又は個人情報開示決定期間延長通知書の写し
5 審査請求の概要(当該審査請求に係る次の事項を記載した書面)
(1) 審査請求人の住所又は居所及び氏名(審査請求人が法人の場合にあっては所在地、名称及び代表者の氏名)
(2) 審査請求年月日
(3) 審査請求受理年月日
(4) 審査請求の対象となった処分
(5) 審査請求の対象となった処分の概要
ア 開示請求の内容
イ 対象公文書
ウ 非開示理由(一部開示決定に係るものにあっては非開示部分及び非開示理由)
(6) 原処分課及び主管課
(7) 審査請求の趣旨及び理由
(8) 経緯
(9) その他特記事項等
6 理由説明書(当該審査請求に係る次の事項を記載した説明書)
(1) 対象公文書の理由
(2) 非開示理由の具体的な考え方
(3) 審査請求理由に対する反論
(4) その他必要と考えられる事項
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。