日高町個人情報保護条例(平成18年条例第14号。以下「条例」という。)に定める個人情報の開示に係る事務(以下「個人情報開示事務」という。)の処理については、別に定めがある場合を除き、この訓令に定めるところによる。

第2　個人情報開示の窓口

個人情報開示事務を行う窓口は、総務課及び地域住民課とする。

第3　個人情報保護の事務分担

1　総務課で行う事務

(1)　個人情報保護事務に係る案内及び相談に関すること。

(2)　個人情報保護事務に係る連絡、調整に関すること。

(3)　個人情報開示請求書、個人情報訂正請求書、個人情報取扱是正申出書、個人情報取扱是正再申出書(以下「開示請求書等」という。)の受付に関すること。

(4)　個人情報の閲覧又はその写しの交付の実施に関すること。

(5)　個人情報の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

(6)　個人情報取扱事務登録簿(以下「登録簿」という。)等の作成に関すること。

(7)　日高町情報公開・個人情報保護審査会に関すること。

(8)　個人情報の実施状況の公表に関すること。

(9)　その他個人情報保護制度に関すること。

2　事務担当課等で行う事務

個人情報を保有する課においては、次の事務を行うものとする。

(1)　開示請求、訂正請求、是正申出、是正再申出(以下「開示請求等」という。)のあった個人情報の検索、特定及び必要な調査に関すること。

(2)　開示請求等のあった個人情報の開示・非開示、訂正・非訂正等の決定(以下「開示等の決定」という。)に係る各種通知書等の作成及び送付、総務課又は地域住民課への当該通知書等の写しの送付に関すること。

(3)　条例第21条に規定する開示請求者以外の者に関する情報に係る意見の聴取等に関すること。

(4)　登録簿等の作成に関すること。

(5)　審査会への諮問に関すること。

第4　個人情報の開示の事務

1　案内及び相談

(1)　請求内容の確認

開示請求があった場合は、請求の趣旨、内容等を十分聴取し、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。この場合、登録簿の閲覧制度があることを説明するなど、その活用を図るものとする。

(2)　他の制度による公文書の閲覧等との調整

開示請求に係る個人情報が他の法令等の規定により開示を求めることができる場合又は条例第34条第1項若しくは第2項に規定する個人情報に該当する場合には条例の規定による開示請求の対象とはならないので、その旨を説明するとともに、担当課等へ案内するなど適切に対応するものとする。

2　開示請求書の受付

(1)　請求者の確認

開示請求書の提出があったときは、当該請求書を提出した者(以下「請求者」という。)が開示請求権の主体となり得る個人又は法人その他の団体であるかどうかを確認するものとする。

ア　個人情報の本人であることの確認のための書類

個人情報の本人であることの確認のための書類は、日高町個人情報保護条例施行規則(平成18年規則第14号。以下「規則」という。)第4条第1号に定める運転免許証、健康保険被保険者証、旅券その他これに類するものとして実施機関が認める書類とする。

その他これに類するものとして実施機関が認める書類とは、次に掲げる書類とする。

(ア)　共済組合員証

(イ)　国民年金手帳

(ウ)　国民年金、厚生年金等の年金証書

(エ)　船員手帳

(オ)　海技免状

(カ)　猟銃・空気銃所持許可証

(キ)　身体障害者手帳

(ク)　戦傷病者手帳

(ケ)　宅地建物取引士証

(コ)　電気工事士免状

(サ)　無線従事者免許証

(シ)　在留カード又は特別永住者証明書

(ス)　恩給等の証書

(セ)　官公庁の発行する身分証明書

(ソ)　その他法令の規定により交付された書類で個人情報の本人の氏名及び住所を確認できるもの(戸籍謄本、住民票の写し等本人以外の者でも取得できる書類を除く。)

イ　個人情報の本人の法定代理人であることの確認のための書類

個人情報の本人の法定代理人であることの確認のための書類は、規則第4条第2号に定める当該法定代理人に係る同条第1号に定める書類及び戸籍謄本その他その資格を証明する書類として実施機関が認めるものとする。

「当該法定代理人に係る同条第1号に定める書類」とは、法定代理人に係るアの書類をいい、「戸籍謄本その他その資格を証明する書類として実施機関が認めるもの」とは、戸籍謄本のほか、個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることを確認できる次に掲げる書類とする。

(ア)　戸籍抄本

(イ)　住民票の写し

(ウ)　健康保険等の被保険者証

(エ)　共済組合員証

(オ)　法定後見開始の審判書

(カ)　その他法令の規定により交付された書類で個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることを確認できるもの

ウ　提示書類の写しの確保

個人情報の本人又はその法定代理人から提示された書類により、個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した場合には、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等の確認資料とするものとする。

(2)　開示請求に係る個人情報の内容の特定

開示請求に係る個人情報の内容は、登録簿の利用のほか、請求受付時に事務担当課等の職員が立ち会い、できる限り具体的に特定するものとする。

(3)　開示請求書の受付に当たっての留意事項

開示請求書の受付に当たっては、次の点に留意すること。

ア　開示請求の対象となるのは、自己に関する個人情報に限られるものであり、自己以外の個人に係る個人情報については、未成年者又は成年被後見人の法定代理人でない限り開示請求はできないものであること。

イ　婚姻等により開示請求をしようとする者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合には、開示請求時の開示請求をしようとする者の氏名を確認できる書類のほかに、当該者の旧姓等を確認できる書類の提示等を求めるなどして、開示請求をしようとする者が個人情報の本人であることを確認すること。

ウ　開示請求書には、記名のほかに押印は必要ないこと。

エ　請求者が障害者等により請求書に必要事項を記載することが困難であると認められる場合は、実施機関の職員が請求書に記載すべき事項を聴き取って記入し、これを請求者に読み聞かせて確認の上、受け付けるものとする。

(4)　開示請求書の記入事項の確認

開示請求書の記入事項を確認する場合は、次の点に留意すること。

ア　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記入してあること。したがって、「町が保有している自己に関する個人情報のすべて」、「○○課にある自己に関する個人情報のすべて」などの内容では、その内容が具体性に欠けていることから開示請求に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記入してあるとはいえないものであり、例えば「○○事務の自己に関する個人情報」などのように記入してあることが必要である。

イ　「開示の区分」欄は、希望する開示の方法欄にレ印を付すものであるが、複数の方法による開示も選択できるものであること。

ウ　「本人の氏名及び住所」欄は、本人に代わって法定代理人が開示請求をする場合に、開示請求に係る個人情報の本人を特定するために個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記入してあること。

エ　「本人の未成年者又は成年被後見人の別」欄は、本人に代わって法定代理人が開示請求をする場合に、開示請求に係る個人情報の本人の該当する箇所に印を付すこと。

(5)　開示請求書の補正

開示請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、開示請求者に対して、当該箇所を補正し、又は訂正するよう求めるものとする。

(6)　開示請求書への実施機関の記入事項

ア　「本人等確認」欄は、開示請求者が個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類で該当するものの箇所に印を付すこと。

なお、運転免許証、健康保険被保険者証又は旅券以外の書類で確認を行った場合は、その他に印を付すとともに、(　)内にその書類の名称を記入すること。

また、開示請求者が個人情報の本人の法定代理人である場合は、法定代理人の箇所に印を付すとともに、個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることの確認を行った書類の名称を記入すること。

イ　「受付年月日」欄は、原則として、個人情報開示の窓口が開示請求書を受け付けた日をもって開示請求書を受理した日として取り扱い、当該日を記入すること。

ウ　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

エ　「備考」欄は、婚姻等により開示請求者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合にはその旨、個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類に免許番号等がある場合にはその番号等、開示請求書が郵送されてきた場合、又は請求者が郵送による個人情報の写しを希望している場合にはその旨など適宜必要な事項を記入すること。

(7)　郵送に係る開示請求書の取扱い等

郵送により開示請求書が提出された場合の事務処理は、(1)から(6)までに準じて行うものとするが、特に次の事項に留意すること。

ア　開示請求書の記入事項の確認

「請求に係る個人情報の内容」欄に記載されている内容が開示請求に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記入されていない場合には、開示請求者に電話連絡をするなどして、その内容を確認すること。

イ　個人情報の本人等の確認

個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明する書類は、規則第5条の規定により複数提出することになっているので、留意すること。

また、郵送による開示請求の場合は、真に開示請求者に開示請求の意思があるかどうかについて電話等により確認するよう努めるものとする。

3　請求書を受け付けた場合の説明

請求書を受け付けたときは、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。ただし、郵便により請求書の送付を受けたときは、速やかに次の事項を記載した書面とともに当該請求書の写しを請求者に送付するものとする。

(1)　個人情報の開示は、開示等の決定に日時を要するため受付と同時には行われないこと。

(2)　開示等の決定は、請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行うが、やむを得ない理由があるときには、その期間を延長することがあり、この場合には個人情報開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知すること。

(3)　個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所は、個人情報開示決定通知書又は個人情報一部開示決定通知書(以下「開示決定の通知書」という。)により指定すること。

(4)　個人情報の写しの交付には費用の負担が必要であること。

4　請求書の送付等

請求書を受け付けたときは、次により迅速に処理するものとする。

総務課にて請求書を受け付け後の処理

請求書を総務課で受け付けた後は、総務課(地域住民課)で写しの控えをとり、受付決裁後速やかに請求書原本を事務担当課等へ送付する。

5　開示等の決定等

(1)　開示請求に係る個人情報の検索

事務担当課等は、請求書が送付されたときは、その内容を確認し、開示請求に係る個人情報を速やかに検索するものとする。

(2)　不存在通知

開示請求に係る個人情報が存在しないときは、速やかに不存在である旨の通知をするものとする。

(3)　開示等の決定

開示請求に係る個人情報を特定したときは、当該個人情報についての開示等の決定を速やかに行うものとする。

(4)　内部調整

開示等の決定を行うに当たっては、次により内部調整を行うものとする。

ア　総務課(地域住民課)への協議

事務担当課等は、開示等の決定について、開示請求の対象となった個人情報を添付して第1号様式により総務課(地域住民課)と協議を行うものとする。この場合の協議は、遅くとも開示等の決定を行う3日前までに行うこと。

イ　関係部局等との連絡、調整

事務担当課等は、開示請求に係る個人情報が他の課等に関連するものである場合又は他の実施機関が作成したものである場合には、条例第17条又は第18条に規定する個人情報に該当するものであること又は該当しないものであることが明らかであるときを除き、当該課等又は当該実施機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(5)　第三者の意見聴取等

開示請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する個人情報に係る意見聴取等は、次により行うものとする。

ア　意見聴取の実施

第三者の意見聴取は、開示・非開示の決定に係る判断を慎重かつ公平に行うために実施するものであるので、開示請求に係る個人情報が条例第17条又は第18条に規定する個人情報に該当するものであるかどうかが容易に判断できる場合には、実施しないこと。

イ　意見の聴取の方法

意見聴取は、第三者に対して、開示請求に係る個人情報に当該開示請求者以外のものに関する情報が含まれていることを電話等で事前に連絡した後に文書により通知し、原則として文書により意見を述べるよう求めること。この場合において、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求めること。

ウ　意見を聴取する事項

第三者の意見聴取は、次の事項について行うこと。

(ア)　開示請求に係る個人情報に開示請求者以外の個人に関する個人情報が含まれている場合は、当該個人の正当な利益の侵害の有無及びその理由

(イ)　開示請求に係る個人情報に法人その他の団体に関する情報が含まれている場合は、当該法人等の権利侵害の有無及びその理由

エ　意見聴取の記録

第三者の意見聴取を行った場合は、意見を聴取した開示請求者以外のものの住所及び氏名又は名称及び所在地、聴取の年月日、聴取した事項、意見の内容その他必要な事項を記録した書面を作成すること。

オ　第三者への通知

第三者の意見聴取を行った場合において、当該意見聴取に係る情報が含まれている個人情報の開示をすることと決定したときは、第三者に関する情報が含まれている個人情報開示の請求に係る決定通知書により、速やかに当該第三者に通知すること。

(6)　開示等決定期間の延長

ア　開示等決定期間の延長の通知

(ア)　事務担当課等は、条例第16条第2項に規定する開示等の決定をする期間(以下「開示等決定期間」という。)を延長する場合は、個人情報開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知するものとする。この場合、事務担当課等は、第2号様式により開示等決定期間を延長する旨を総務課(地域住民課)と協議するものとする。

(イ)　請求者に開示等決定期間を延長する旨を通知したときは、総務課(地域住民課)へ個人情報開示決定期間延長通知書の写しを送付するものとする。

イ　開示等決定期間の延長日数

開示等決定期間の延長は、できるだけ短い期間にとどめるものとする。

ウ　個人情報開示決定期間延長通知書の記入要領

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求のあった個人情報の名称等を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「日高町個人情報保護条例第16条第1項による決定期間」欄は、請求があった年月日及び請求があった日の翌日から起算して14日目の年月日を記入すること。

(ウ)　「決定期間の延長理由」及び「期間延長後の決定することができる時期」欄は、決定期間の延長を必要とする具体的理由及び延長後の開示等の決定を行うことができる予定年月日を記入すること。

6　開示等の決定等の通知

(1)　請求者等への送付

事務担当課等は、開示等の決定等を行ったときは、個人情報開示決定通知書、個人情報非開示決定通知書、個人情報一部開示決定通知書、個人情報不存在通知書(以下「開示決定通知書等」という。)を、速やかに請求者に送付するとともに、その写し(町長印等の印影のあるもの)を総務課(地域住民課)へ送付するものとする。

(2)　開示決定通知書等への記入要領

ア　開示決定通知書

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「開示の日時及び場所」欄は、指定した日時及び場所を記入すること。この場合、場所は原則として総務課(地域住民課)とするが、個人情報の管理上その他の問題から出先機関等で開示を行ったほうが望ましい場合は、当該出先機関等で開示を行うものとする。

(ウ)　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

(エ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

イ　一部開示決定通知書

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「開示の日時及び場所」欄は、指定した日時及び場所を記入すること。具体的な場所は、開示決定通知書に同じ。

(ウ)　「開示しない部分の内容及びその理由」欄は、開示をしない部分に記録されている情報の内容並びに条例第17条又は第18条の該当条号及びその具体的な理由を記入すること。

なお、該当条号が複数ある場合等で当該欄に記入できないときは、適宜別紙を作成し、記入するものとする。

(エ)　「開示しない部分を開示をすることができる期日」欄は、開示をしないことと決定した個人情報の部分の全部又は一部が一定の期間の経過により条例第17条又は第18条に規定する場合に該当しなくなることが確実であって、その期日が明らかである場合に、その期日を記入すること。

(オ)　「担当課」欄は、事務担当課の名称を記入すること。

(カ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

ウ　非開示決定通知書

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「開示しない理由」欄は、条例第17条又は第18条の該当条号及びその具体的な理由を記入すること。

なお、該当条号が複数ある場合等で当該欄に記入できないときは、適宜別紙を作成し、記入するものとする。

(ウ)　「開示することができる期日」欄は、開示をしないことと決定した個人情報の全部又は一部が一定の期間の経過により条例第17条又は第18条に規定する場合に該当しなくなることが確実であって、その期日が明らかである場合に、その期日を記入すること。

(エ)　「担当課」欄は、事務担当課の名称を記入すること。

(オ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

エ　不存在通知書

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「不存在の理由」欄は、請求に係る個人情報が不存在であることの具体的な理由を記入すること。

(ウ)　「担当課」欄は、事務担当課の名称を記入すること。

(エ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

7　個人情報の開示の日時及び場所の指定

(1)　日時の指定

個人情報の開示を行う日時は、開示の決定の通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮して指定するものとする。この場合、開示請求者と事前に電話等により連絡を取り、開示請求者の都合の良い日時を指定するよう努めるものとする。また、開示の区分で写しの交付を希望している場合で、写しの枚数が大量になると判明しているときは、相当の費用がかかる旨も併せて通知するものとする。

(2)　場所の指定

個人情報の開示の場所は、原則として総務課(地域住民課)とするが、個人情報の管理上その他の問題から出先機関等で開示を行ったほうが望ましい場合は、当該出先機関等で開示を行うものとする。なお、事務に支障がある場合等は、事務担当課は総務課(地域住民課)と協議の上で会議室等での開示を行うものとする。

(3)　総務課(地域住民課)への連絡等

個人情報の開示の日時及び場所の指定に当たっては、開示の日時その他必要な事項をあらかじめ総務課(地域住民課)と連絡、調整を行うものとする。

8　個人情報の開示の方法等

(1)　個人情報の閲覧の方法

ア　個人情報が文書等又は磁気テープ等に記録されている場合の閲覧の方法

原則として、個人情報が文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)に記録されている場合にあっては当該文書等の原本を、個人情報が磁気テープ等に記録されている場合にあっては当該磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものを閲覧に供することにより行うものとする。ただし、文書等又は磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものに記録されている個人情報の一部を閲覧に供する場合において、当該個人情報の開示をする部分と開示をしない部分とに分離することが困難であるときは、当該個人情報の開示をしない部分を削除するなどした写しを作成し、この写しを閲覧に供する方法により行うものとする。

イ　個人情報が録音テープ又は録画テープに記録されている場合の視聴の方法

テープレコーダー又はビデオテープレコーダーで再生したものを視聴に供することにより行うものとする。ただし、録音テープ又は録画テープに記録されている個人情報の一部を視聴に供する場合において、当該個人情報の開示をする部分と開示をしない部分とに分離することが困難であるときは、原則として当該個人情報の開示をしない部分を除いて視聴に供するものとする。

(2)　個人情報の写しの交付の方法

個人情報の写しの交付

原則として、個人情報が文書等に記録されている場合にあっては当該文書等の原本から、個人情報が磁気テープ等に記録されている場合にあっては当該磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものから作成した写しを交付することにより行うものとする。ただし、文書等又は磁気テープ等から現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものに記録されている個人情報の一部についての写しを交付する場合において、当該個人情報を開示をする部分と開示をしない部分とに分離することが困難であるときは、当該個人情報の開示をしない部分を削除した写しの写しを作成し、この写しを交付する方法などにより行うものとする。

(3)　個人情報の写しの作成方法

個人情報の写しの作成は、原則として事務担当課等の職員がコピー機により行うものとし、図面、地図その他の個人情報でコピー機による写しの作成が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。

9　個人情報の開示の実施

(1)　個人情報の開示日時及び場所

個人情報の開示は、開示決定の通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で行うものとする。

(2)　指定した日時以外の日時での個人情報の開示の実施

請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に個人情報の開示を受けることができない場合は、請求者と連絡の上、指定した日時以外の日時に個人情報の開示を行うことができるものとする。この場合、実際に開示を行った日時を開示又は一部開示決定通知書の備考欄に記載しておくものとする。

(3)　個人情報開示処理票の作成

事務担当課等は、第3号様式の個人情報開示処理票を作成し、個人情報の開示の実施を行う日時までに、開示請求に係る個人情報とともに総務課に送付するものとする。

(4)　事務担当課等の職員の立会い

個人情報の開示を行う場合は、原則として事務担当課等の職員が立ち会うものとする。

(5)　開示請求者本人であることの確認

個人情報の開示を行う場合は、個人情報の開示を受けようとする者に対して、開示決定の通知書の提示を求めるとともに、当該者が開示請求者であることを確認するものとする。この場合における確認方法は、2の(1)に準じて行うものとする。

(6)　写しの交付申請書の提出の要求

個人情報の写しの交付を行う場合は、個人情報の開示を受けようとする者に対して、第4号様式の個人情報の写しの交付申請書(以下「写しの交付申請書」という。)の提出を求めるものとする。

(7)　費用の徴収

写しの交付申請書の提出があった場合は、個人情報の写しの交付に要する費用を現金により徴収するものとする。

(8)　写しの交付申請書の保存

写しの交付申請書は、個人情報の写しの交付に要する費用を徴収した総務課において保存するものとする。

(9)　郵送による個人情報の写しの交付

郵送による個人情報の写しの交付の申出があった場合は、(5)及び(6)に準じた処理を行い、個人情報の写しの交付に要する費用が現金で納付されたことを確認してから、個人情報の開示を受けようとする者あての親展の簡易書留により当該写しを郵送するものとする。この場合において、個人情報の開示を受けようとする者が個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認するための書類は、当該者が来庁して開示請求をした場合にあっては当該開示請求の際に個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した書類の写し及び当該書類以外で個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明できる書類(規則第4条に定める書類に限る。)の写し、当該者が郵送により開示請求をした場合にあっては、当該開示請求の際に個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した書類の写しとする。

10　個人情報の写しの交付に要する費用等

(1)　個人情報の写しの交付に要する費用

条例第31条に定める個人情報の写しの交付に要する費用は、当該写しの作成に要する費用及び当該写しの送付に要する費用とする。

(2)　個人情報の写しの作成に要する費用の額

個人情報の写しの作成に要する費用の額は、規則第22条第1項の規定により同規則別表に定める金額とする。

(3)　個人情報の写しの送付に要する費用の額

個人情報の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する郵便料金の額とする。

11　開示請求の取下げ

ア　開示等の決定が行われるまでの間に請求者から開示請求を取り下げる旨の申出があったときは、第5号様式の個人情報開示請求取下書(以下「取下書」という。)を標準とした書面の提出を求めるものとする。

イ　取下書の提出があったときは、第4の4の規定に準じて迅速に処理するものとする。なお、事務担当課等が取下書の提出を受けたときは、その写しを総務課に送付するものとする。

第5　訂正請求に係る事務

1　案内及び相談

(1)　請求の内容の確認

訂正請求の申出があった場合は、請求の趣旨、内容等を十分に聴取し、訂正請求として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。

(2)　条例第34条関係の確認

訂正請求に係る個人情報が他の法令等の規定により訂正を求めることができる場合又は条例第34条第1項若しくは第2項に規定する個人情報に該当する場合には条例の規定による訂正請求の対象とはならないので、その旨を説明するとともに、担当課等へ案内するなど適切に対応するものとする。

(3)　個人情報の開示を受けたことの確認

訂正請求は、訂正請求に係る個人情報が、条例第22条第2項の規定により開示を受けていることが必要であるので、既に同項の規定により開示を受けた個人情報であることを確認するものとする。

なお、条例第22条第2項の規定により開示を受けていない個人情報について訂正請求があった場合は、当該個人情報について開示請求をして開示を受ける必要があることを説明するものとする。

(4)　郵送による訂正請求の申出

郵送による訂正請求の申出があった場合の事務処理は、(1)から(3)までに準じて行うものとする。

2　訂正請求書の受付

(1)　個人情報の本人等の確認

訂正請求は、訂正請求書の提出により行うが、その際、訂正請求をしようとする者が提出し、又は提示する書類により、当該者が個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認するものとする。

ア　個人情報の本人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のアに定める書類とする。

イ　個人情報の本人の法定代理人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のイに定める書類とする。

ウ　提示書類の写しの確保

個人情報の本人又はその法定代理人から提示された書類により、個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した場合には、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等の確認資料とするものとする。

(2)　個人情報の開示を受けたことの確認方法

訂正請求に係る個人情報が既に開示を受けた個人情報であることの確認は、開示決定の通知書の提示を求めるなどの方法により行うものとする。

(3)　訂正請求に係る個人情報の内容の特定

訂正請求に係る個人情報の内容は、事務担当課等と連絡を取ることなどにより、できる限り具体的に特定するものとする。この場合において、必要があると認められるときは、事務担当課等の職員の立会いを求めるものとする。

(4)　個人情報の訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出訂正請求に際しては、訂正請求書の提出に併せて個人情報の訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示を求めるものとする。

なお、提示された書類等は、できる限りその写しを確保するものとする。

(5)　訂正請求書の受付に当たっての留意事項

訂正請求書の受付に当たっては、次の点に留意すること。

ア　訂正請求の対象となるのは、自己に関する個人情報に限られるものであり、自己以外の個人に係る個人情報については、未成年者又は成年被後見人の法定代理人でない限り訂正請求はできないものであること。

イ　婚姻等により訂正請求をしようとする者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合には、訂正請求時の訂正請求をしようとする者の氏名を確認できる書類のほかに、当該者の旧姓等を確認できる書類の提示等を求めるなどして、訂正請求をしようとする者が個人情報の本人であることを確認すること。

ウ　訂正請求書には、記名のほかに押印は必要ないこと。

(6)　訂正請求書の記入事項の確認

訂正請求書の記入事項を確認する場合は、次の点に留意すること。

ア　「訂正を求める個人情報の内容」欄は、開示を受けた個人情報のうち訂正を求める個人情報の内容を具体的に記入すること。

イ　「訂正を求める箇所及び内容」欄は、開示を受けた個人情報のうちどの部分の事実に誤りがあるのかが特定することができるとともに、どのように訂正すべきかが分かるように記入してあること。この場合、訂正請求書と併せて提出された、個人情報の訂正を求める内容が真実に合致していることを証明する書類等で確認できるものであること。

ウ　「本人の氏名及び住所」欄は、本人に代わって法定代理人が訂正請求をする場合に、訂正請求に係る個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記入してあること。

エ　「本人の未成年者又は成年被後見人の別」欄は、本人に代わって法定代理人が訂正請求をする場合に、訂正請求に係る個人情報の本人の該当する箇所にレ印を付すこと。

(7)　訂正請求書の補正

訂正請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、訂正請求者に対して、当該箇所を補正し、又は訂正するよう求めるものとする。

(8)　訂正請求書への実施機関の記入事項

ア　「本人等確認」欄は、訂正請求者が個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類の該当箇所にレ印を付すこと。

なお、運転免許証、健康保険被保険者証又は旅券以外の書類で確認を行った場合は、その他にレ印を付すとともに、(　)内にその書類の名称を記入すること。

また、訂正請求者が個人情報の本人の法定代理人である場合は、法定代理人の箇所にレ印を付すとともに、個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることの確認を行った書類の名称を記入すること。

イ　「受付年月日」欄は、原則として、総務課が訂正請求書を受理した日をもって訂正請求書の受付日とする。

ウ　「担当課」欄は、事務担当課等の名称及び電話番号を記入すること。

エ　「備考」欄は、婚姻等により訂正請求者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合にはその旨、個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類に免許番号等がある場合にはその番号等、訂正請求書が郵送されてきた場合にはその旨など適宜必要な事項を記入すること。

(9)　郵送に係る訂正請求書の取扱い

郵送により訂正請求書が提出された場合の事務処理は、(1)から(8)までに準じて行うものとするが、特に次の事項に留意すること。

ア　訂正請求書の記入事項の確認

「訂正を求める個人情報の内容」及び「訂正を求める箇所及び内容」欄に記載されている内容が訂正請求に係る個人情報の内容等を特定することができる程度に具体的に記入されていない場合には、訂正請求者に電話連絡をするなどして、その内容を確認すること。

イ　個人情報の本人等の確認

個人情報の本人又はその法定代理人であることを証明する書類は、規則第15条において準用する規則第5条の規定により複数提出することになっているので、留意すること。

また、郵送による訂正請求の場合は、真に訂正請求者に訂正請求の意思があるかどうかについて電話等により確認するよう努めるものとする。

3　訂正請求書を受け付けた場合の説明

訂正請求書を受け付けた場合は、その控えを訂正請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　個人情報の訂正は、訂正・非訂正の決定に日時を要するため受付と同時には行われないこと。訂正・非訂正の決定は、訂正請求書を受理した日の翌日から起算して30日以内に行うが、やむを得ない理由があるときには、更に30日の期間を延長することがあり、この場合には、個人情報訂正決定期間延長通知書により、速やかに訂正請求者に通知すること。

(2)　訂正・非訂正の決定の内容の通知は、個人情報訂正決定通知書又は個人情報非訂正決定通知書により行うこと。

4　受付後の訂正請求書の取扱い

訂正請求書を総務課で受け付けた後は、総務課で写しの控えをとり、受付決裁後速やかに請求書原本を事務担当課等へ送付する。

5　訂正・非訂正の決定等

(1)　訂正請求に係る個人情報の検索等

事務担当課等は、訂正請求書が送付された場合は、その内容を確認し、訂正請求に係る個人情報を速やかに検索し、特定するとともに、当該個人情報について、実施機関に訂正する権限があるかどうかについても検討するものとする。

(2)　訂正請求に係る個人情報に関する調査

訂正請求書に併せて提出された個人情報の訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等を参考とし、関係書類の確認、訂正請求者以外のものへの照会などの適当な方法により、訂正請求に係る個人情報に関する事実に誤りがあるかどうかについて、速やかに調査を行うものとする。この場合において、関係書類の確認、訂正請求者以外のものへの照会などにより当該調査を行ったときは、当該調査内容について記録した書面を作成することとする。

なお、訂正請求者以外のものへの照会に当たっては、訂正請求者の権利利益の保護に十分配慮すること。

(3)　訂正・非訂正の決定

訂正・非訂正の決定に当たっては、条例第25条第1項の規定により訂正請求書を受理した日の翌日から起算して30日以内に行うものとする。

(4)　内部調整

訂正・非訂正の決定に当たっては、次により内部調整を行うものとする。

ア　総務課への協議

事務担当課等は、訂正・非訂正の決定について、第1号様式に準じた文書により総務課に協議を行うこと。この場合の協議は、遅くとも訂正を行うかどうかの決定を行う3日前までに行うこと。

イ　関係部局等との連絡、調整

事務担当課等は、訂正請求に係る個人情報が他の課等に関連するものである場合又は他の実施機関が作成したものである場合には、当該課等又は当該機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(5)　訂正・非訂正の決定の期間の延長

ア　訂正・非訂正の決定の期間の延長の通知

条例第25条第2項において準用する条例第16条第2項の規定により訂正・非訂正の決定の期間を延長する場合は、個人情報訂正決定期間延長通知書により、速やかに訂正請求者に通知するものとする。この場合、事務担当課等は、第2号様式に準じた文書により訂正決定期間を延長する旨を総務課に協議するものとする。

イ　訂正・非訂正の決定の期間の延長日数

訂正・非訂正の決定の期間の延長は、できるだけ短い期間にとどめるものとする。

ウ　個人情報訂正決定期間延長通知書への記入事項

(ア)　「請求に係る個人情報の内容」欄は、訂正請求に係る個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「日高町個人情報保護条例第25条第1項による決定期間」欄は、訂正請求書を受理した日及び訂正請求書を受理した日の翌日から起算して30日目の日を記入すること。

(ウ)　「決定期間の延長理由」及び「期間延長後の決定することができる時期」欄は、訂正・非訂正の決定の期間の延長を必要とする具体的な理由及び訂正・非訂正の決定を行うことができる予定年月日を記入すること。

(エ)　「担当課」欄は、事務担当課の名称を記入すること。

(オ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

(6)　訂正・非訂正の決定の通知等

ア　訂正請求者に対する通知

訂正・非訂正の決定を行った場合は、速やかに個人情報訂正決定通知書又は個人情報非訂正決定通知書(以下「訂正決定通知書等」という。)により訂正請求者に通知するものとする。この場合において、訂正請求に係る個人情報について訂正することと決定したときは、所要の訂正をした上で個人情報訂正決定通知書により通知するものとする。

イ　訂正決定通知書等の写しの送付

訂正・非訂正の決定の内容について訂正請求者に通知した場合は、事務担当課等は総務課へその写し(町長印等の印影のあるもの)を送付するものとする。

ウ　訂正決定通知書等への記入事項

(ア)　訂正決定通知書

a　「訂正を求めた箇所及び内容」欄は、訂正請求により訂正を求められた個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

b　「訂正をする箇所及び内容」欄は、訂正請求により訂正を求められた個人情報の内容のうちどの部分をどのように訂正をするかについて記入すること。

c　「訂正年月日」欄は、事務担当課等が訂正請求に係る個人情報の全部又は一部についての訂正を実際に行った日を記入すること。

d　「一部訂正をする理由」欄は、訂正請求に係る個人情報のうちその一部についてのみ訂正をすることと決定した場合に、訂正をしないことと決定した部分に係る訂正をしない理由に一部訂正をすることとなった理由を併せて記入すること。

e　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

f　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

(イ)　非訂正決定通知書

a　「訂正を求めた箇所及び内容」欄は、訂正請求により訂正を求められた個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

b　「訂正をしない理由」欄は、訂正請求に係る個人情報を訂正しないことと決定した場合におけるその具体的な理由を記入すること。

c　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

d　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

6　個人情報の訂正の方法

個人情報が文書等又は磁気テープ等に記録されている場合の訂正の方法

原則として、個人情報が文書等に記録されている場合にあっては当該文書等の原本の該当部分を、個人情報が磁気テープ等に記録されている場合にあっては当該磁気テープ等の該当部分を適当な方法で訂正を行うものとする。ただし、文書等の原本の該当部分の訂正をすることができない特別の事情がある場合は、記録されている個人情報が事実と異なっている旨及び正確な個人情報を余白等に記入する方法により訂正を行うものとする。

7　個人情報の訂正の実施等

(1)　個人情報の訂正の時期

個人情報の訂正は、訂正請求者に対して個人情報訂正決定通知書を送付する前に行うものとする。

(2)　事務担当課等が複数にわたる場合の個人情報の訂正の指示

訂正請求に係る個人情報に関する事務担当課等が複数にわたる場合の個人情報の訂正の指示は、総務課より訂正請求書の送付を受けた事務担当課等が、関係する他の事務担当課等との調整を経た上で行うものとする。

第6　是正の申出に係る事務

1　案内及び相談

(1)　申出の内容の確認

是正の申出があった場合は、申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、是正の申出として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。

(2)　郵送による是正の申出

郵送による是正の申出については、是正の申出をしようとする者に、自己に関する個人情報の取扱いが条例の規定に違反していることを証明するものの提出等を求めていないため、個人情報窓口において是正を求める内容等を十分聴取しなければ適切な処理ができないことから、原則として郵送による申出は認めないものとする。

2　是正申出書の受付

(1)　個人情報の本人等の確認

是正の申出は、是正申出書の提出により行うが、その際、是正の申出をしようとする者が提出し、又は提示する書類により、当該者が個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認するものとする。

ア　個人情報の本人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のアに定める書類とする。

イ　個人情報の本人の法定代理人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のイに定める書類とする。

ウ　提示書類の写しの確保

個人情報の本人又はその法定代理人から提示された書類により、個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した場合には、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等の確認資料とするものとする。

(2)　是正の申出に係る個人情報の内容の特定

是正の申出に係る個人情報の内容は、事務担当課等と連絡を取ることなどにより、できる限り具体的に特定するものとする。この場合において、必要があると認められるときは、事務担当課等の職員の立会いを求めるものとする。

(3)　是正申出書の受付に当たっての留意事項

是正申出書の受付に当たっては、次の点に留意すること。

ア　是正の申出の対象となるのは、自己に関する個人情報の取扱いに限られるものであり、自己以外の個人に係る個人情報の取扱いについては、未成年者又は成年被後見人の法定代理人でない限り是正の申出はできないものであること。

イ　婚姻等により是正の申出をしようとする者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合には、是正の申出時の是正の申出をしようとする者の氏名を確認できる書類のほかに、当該者の旧姓等を確認できる書類の提示等を求めるなどして是正の申出をしようとする者が個人情報の本人であることを確認すること。

ウ　是正申出書には、記名のほかに押印は必要ないこと。

(4)　是正申出書の記入事項の確認

是正申出書の記入事項を確認する場合は、次の点に留意すること。

ア　「是正の申出に係る個人情報の内容」欄は、是正の申出に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記入してあること。したがって、「町が保有している自己に関する個人情報のすべて」、「○○課にある自己に関する個人情報のすべて」などの内容では、その内容が具体性に欠けていることから是正の申出に係る個人情報を検索し、特定することができる程度に具体的に記入してあるとはいえないものであり、例えば「○○事務の自己に関する個人情報」などのように記入してあること。

イ　「是正を求める内容」欄は、「是正の申出に係る個人情報の内容」欄に記入されている個人情報の取扱いをどのように是正をすべきかが分かるように記入してあること。

ウ　「本人の氏名及び住所」欄は、本人に代わって法定代理人が是正の申出をする場合に、是正の申出に係る個人情報の本人を特定するために個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記入してあること。

エ　「本人の未成年者又は成年被後見人の別」欄は、本人に代わって法定代理人が是正の申出をする場合に、是正の申出に係る個人情報の本人の該当する箇所にレ印を付すこと。

(5)　是正申出書の補正

是正申出書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、是正の申出者に対して、当該箇所を補正し、又は訂正するよう求めるものとする。

(6)　是正申出書への実施機関の記入事項

ア　「本人等確認」欄は、是正の申出者が個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類の該当箇所にレ印を付すこと。

なお、運転免許証、健康保険被保険者証又は旅券以外の書類で確認を行った場合は、その他の箇所にレ印を付して、(　)内にその書類の名称を記入すること。

また、是正の申出者が個人情報の本人の法定代理人である場合は、法定代理人の箇所にレ印を付すとともに、個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることの確認を行った書類の名称を記入すること。

イ　「受付年月日」欄は、原則として、総務課が是正申出書を受理した日をもって是正申出書の受付日とする。

ウ　「担当課」欄は、事務担当課等の名称及び電話番号を記入すること。

エ　「備考」欄は、婚姻等により是正の申出者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合にはその旨、個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類に免許番号等がある場合にはその番号等など適宜必要な事項を記入すること。

3　是正申出書を受け付けた場合の説明等

是正申出書を受け付けた場合は、その控えを是正の申出者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　是正の申出に対する処理は、所要の調査等に日時を要するため、受付と同時には行われないこと。

(2)　是正の申出に対する処理の内容の通知は、個人情報取扱是正申出処理結果通知書(以下「是正申出処理通知書」という。)により行うこと。

4　是正の申出に対する検討等

(1)　是正の申出に係る個人情報の検索

事務担当課等は、是正申出書が送付された場合は、その内容を確認し、是正の申出に係る個人情報を速やかに検索し、特定するものとする。

(2)　是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する調査

関係書類の確認、関係職員への事情聴取などの適当な方法により、是正の申出に係る個人情報の取扱いが条例の規定に違反しているかどうかについて、遅滞なく調査を行うものとする。この場合において、関係書類の確認、関係職員への事情聴取などにより当該調査を行ったときは、当該調査内容について記録した書面を作成することとする。

なお、関係職員への事情聴取に当たっては、是正の申出者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。

(3)　是正の申出に対する検討

是正の申出に係る個人情報を検索し、かつ、是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する調査を行った場合は、是正の申出に応ずるかどうかについての検討(以下「是正の申出に対する検討」という。)を行うものとする。この場合において、当該個人情報の取扱いが条例の規定に違反していることが確認できたときは、是正の方法も含めて検討するものとし、また、是正の申出者以外の者に係る個人情報の取扱いについても同様の措置が必要な場合も予想されるので、この点についても検討するものとする。

是正の申出に対する検討に当たっては、是正の申出の内容に応じた合理的な期間内に行うよう努めるものとすること。

(4)　内部調整

是正の申出の検討に当たっては、次により内部調整を行うものとする。

ア　総務課等への協議

事務担当課等は、是正の申出の決定について、第1号様式に準じた文書により総務課(地域住民課)と協議を行うこと。この場合の協議は、遅くとも処理の決定を行う3日前までに行うこと。

イ　関係部局等との連絡、調整

事務担当課等は、是正の申出に係る個人情報が他の課等に関連するものである場合又は他の実施機関が作成したものである場合には、当該課等又は当該機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(5)　是正の申出に対する処理の通知等

ア　是正の申出者に対する通知

是正の申出に対する検討を行った場合は、速やかに是正申出処理通知書により是正申出者に通知するものとする。この場合において、是正の申出に応ずることとなったときは、所要の是正をした上で是正申出処理通知書により通知するものとする。

イ　是正申出処理通知書の写しの送付

是正の処理結果について、是正申出者に通知した場合は、事務担当課等は総務課(地域住民課)へその写し(町長印等の印影のあるもの)を送付するものとする。

ウ　是正申出処理通知書への記入事項

(ア)　「是正の申出に係る個人情報の内容」欄は、是正の申出により是正を求められた個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「是正を求めた内容」欄は、是正の申出により是正を求められた個人情報の取扱いの内容を正確かつ具体的に記入すること。

(ウ)　「処理の内容」欄は、是正の申出に対する処理の内容をその処理をするに至った理由とともに具体的に記入すること。

(エ)　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

(オ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

5　個人情報の取扱いの是正の方法

是正の申出の内容、是正の申出に係る個人情報の内容及び記録媒体等に応じ、当該個人情報の抹消、当該個人情報の目的以外の利用・提供の中止等の適当な方法により是正を行うものとする。

6　個人情報の取扱いの是正の実施等

(1)　個人情報の取扱いの是正の実施の時期

個人情報の取扱いの是正は、是正の申出者に対して処理結果通知書を送付する前に行うものとする。

(2)　個人情報の取扱いの是正の実施

事務担当課等は、適宜個人情報の取扱いの是正を実施するものとする。

第7　是正の再申出に係る事務

1　案内及び相談

(1)　申出の内容の確認

是正の再申出があった場合は、申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、是正の再申出として対応すべきものであるかどうかを確認するものとする。

(2)　是正の申出に対する措置を受けたことの確認

是正の再申出は、条例第30条の規定により、是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する処理の通知を受けていることが必要であるので、その確認をするものとする。

(3)　郵送による是正の再申出

郵送による是正の再申出については、是正の申出の場合と同じ理由から、原則として認めないものとする。

2　是正再申出書の受付

(1)　個人情報の本人等の確認

是正の再申出は、是正再申出書の提出により行うが、その際、是正の再申出をしようとする者が提出し、又は提示する書類により、当該者が是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する処理の通知を受けた個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認するものとする。

ア　個人情報の本人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のアに定める書類とする。

イ　個人情報の本人の法定代理人であることの確認のための書類

第4の2の(1)のイに定める書類とする。

ウ　提示書類の写しの確保

個人情報の本人又はその法定代理人から提示された書類により個人情報の本人又はその法定代理人であることを確認した場合には、できる限り提示された書類の写しを取り、個人情報の本人等の確認資料とするものとする。

エ　是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する処理の通知を受けた者であることの確認方法

是正の再申出者が是正の申出に係る個人情報の取扱いに関する処理の通知を受けた者であることの確認は、処理結果通知書の提示を求めるなどの方法により行うものとする。

(2)　是正の再申出に係る個人情報の内容の特定

是正の再申出に係る個人情報の内容は、事務担当課等と連絡を取ることなどにより、できる限り具体的に特定するものとする。この場合において、必要があると認められるときは、事務担当課等の職員の立会いを求めるものとする。

(3)　是正再申出書の受付に当たっての留意事項

是正再申出書の受付に当たっては、次の点に留意すること。

ア　是正の再申出の対象となるのは、自己に関する個人情報の取扱いに限られるものであり、自己以外の個人に係る個人情報の取扱いについては、未成年者又は成年被後見人の法定代理人でない限り是正の再申出はできないものであること。

イ　婚姻等により是正の再申出をしようとする者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合には、是正の再申出時の是正の再申出をしようとする者の氏名を確認できる書類のほかに、当該者の旧姓等を確認できる書類の提示等を求めるなどして、是正の再申出をしようとする者が個人情報の本人であることを確認すること。

ウ　是正再申出書には、記名のほかに押印は必要ないこと。

(4)　是正再申出書の記入事項の確認

是正再申出書の記入事項を確認する場合は、次の点に留意すること。

ア　「是正の再申出に係る個人情報の内容」欄は、是正の申出に係る処理のうち不服のある処理に係る個人情報を特定することができる程度に具体的に記入してあること。

イ　「是正を求める内容」欄は、「是正の再申出に係る個人情報の内容」欄に記入されている個人情報の取扱いをどのように是正をすべきかが分かるように記入してあること。

ウ　「本人の氏名及び住所」欄は、本人に代わって法定代理人が是正の再申出をする場合に、是正の再申出に係る個人情報の本人を特定するために個人情報の本人の氏名及び住所が正確に記入してあること。

エ　「本人の未成年者又は成年被後見人の別」欄は、本人に代わって法定代理人が是正の再申出をする場合に、是正の再申出に係る個人情報の本人の該当する箇所にレ印を付すこと。

(5)　是正再申出書の補正

是正再申出書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所がある場合には、是正の再申出者に対して、当該箇所を補正し、又は訂正するよう求めるものとする。

(6)　是正再申出書への記入事項

ア　「本人等確認」欄は、是正の再申出者が個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類の該当箇所にレ印を付すこと。

なお、運転免許証、健康保険被保険者証又は旅券以外の書類で確認を行った場合は、その他の箇所にレ印を付して、(　)内にその書類の名称を記入することとする。

また、是正の再申出者が個人情報の本人の法定代理人である場合は、法定代理人の箇所にレ印を付すとともに、個人情報の本人が未成年者又は成年被後見人であること及び当該法定代理人が個人情報の本人の親権者又は後見人であることの確認を行った書類の名称を記入すること。

イ　「受付年月日」欄は、総務課(地域住民課)が是正再申出書を受理した日をもって是正再申出書の受付日とする。

ウ　「担当課」欄は、事務担当課等の名称及び電話番号を記入すること。

エ　「備考」欄は、婚姻等により是正の再申出者の氏名と個人情報の本人の氏名が異なっている場合にはその旨、個人情報の本人又はその法定代理人であることの確認を行った書類に免許番号等がある場合にはその番号等など適宜必要な事項を記入すること。

3　是正再申出書を受け付けた場合の説明等

是正再申出書を受け付けた場合は、その控えを是正の再申出者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1)　是正の再申出に対する処理は、所要の調査等に日時を要し、かつ、日高町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の意見を聴く必要があるため、受付と同時には行われないこと。

(2)　是正の再申出に対する処理の内容の通知は、個人情報取扱是正再申出処理結果通知書により行うこと。

4　受付後の是正再申出書の取扱い

是正再申出書を受け付けた場合は、その控えを保管するとともに、迅速に処理するものとする。

5　是正の再申出に対する検討等

(1)　是正の再申出に係る個人情報の検索等

事務担当課等は、是正再申出書が送付された場合は、その内容を確認し、是正の再申出に係る個人情報を速やかに検索し、特定するものとする。

(2)　是正の再申出に係る個人情報の取扱いに関する調査

関係書類の確認、関係職員への事情聴取などの適当な方法により、是正の再申出に係る個人情報の取扱いが条例の規定に違反しているかどうかについて、再度、遅滞なく調査を行うものとする。この場合において、関係書類の確認、関係職員への事情聴取などにより当該調査を行ったときは、当該調査内容について記録した書面を作成することとする。

なお、関係職員への事情聴取に当たっては、是正の再申出者の権利利益の保護に十分配慮するものとする。

(3)　是正の再申出に対する検討

是正の再申出に係る個人情報を検索し、かつ、是正の再申出に係る個人情報の取扱いに関する調査を行った場合は、是正の再申出に応ずるかどうかについての検討(以下「是正の再申出に対する検討」という。)を行うものとする。この場合において、当該個人情報の取扱いが条例の規定に違反していることが確認できたときは、是正の方法を含めて検討するものとし、また、是正の再申出者以外の者に係る個人情報の取扱いについても同様の措置が必要な場合も予想されるので、この点についても検討するものとする。

是正の再申出に対する検討に当たっては、審査会への諮問期間を考慮の上、合理的な期間内に行うよう努めるものとすること。

(4)　内部調整

是正の再申出の検討をするに当たっては、次により内部調整を行うものとする。

ア　総務課(地域住民課)への協議

事務担当課等は、是正の再申出の決定について、第1号様式に準じた文書により総務課(地域住民課)と協議を行うこと。この場合の協議は、遅くとも処理の決定を行う3日前までに行うこと。

イ　関係部局等との連絡、調整

事務担当課等は、是正の再申出に係る個人情報が他の課等に関連するものである場合又は他の実施機関が作成したものである場合には、当該課等又は当該機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(5)　審査会への諮問

事務担当課等は、是正の再申出に対する検討の終了後、速やかに当該是正の再申出に対する検討の内容について審査会に諮問するものとする。

(6)　審査会の答申内容の検討

事務担当課等は、審査会から答申があった場合は、その趣旨を尊重し、速やかにその内容について検討を行うものとする。この場合においても、(4)に準じて内部調整を行うものとする。

(7)　是正の再申出に対する処理の通知等

ア　是正の再申出者に対する通知

(6)の検討を行った場合は、その結果について、遅滞なく個人情報取扱是正再申出処理結果通知書(以下「是正再申出処理通知書」という。)により是正の再申出者に通知するものとする。この場合において、是正の再申出に応ずることとなったときは、所要の是正の措置を行った上で是正再申出処理通知書により通知するものとする。

イ　是正再申出処理通知書の写しの送付等

(6)の検討の結果について是正の再申出者に通知した場合は、事務担当課等は、総務課へ是正再申出処理通知書の写しを送付するものとする。

ウ　是正再申出処理通知書への記入事項

(ア)　「再申出に係る個人情報の内容」欄は、是正の再申出により是正を求められた個人情報の内容を正確かつ具体的に記入すること。

(イ)　「是正を求めた内容」欄は、是正の再申出により是正を求められた個人情報の取扱いの内容を正確かつ具体的に記入すること。

(ウ)　「処理の内容」欄は、是正の再申出に対する処理の内容をその処理をするに至った理由とともに具体的に記入すること。

(エ)　「担当課」欄は、事務担当課等の名称を記入すること。

(オ)　「備考」欄は、上記以外の事項で適宜必要な事項を記入すること。

6　個人情報の取扱いの是正の方法

是正の再申出の内容、是正の再申出に係る個人情報の内容及び記録媒体等に応じ、当該個人情報の抹消、当該個人情報の目的以外の利用・提供の中止等の適当な方法により是正を行うものとする。

7　個人情報の取扱いの是正の実施等

(1)　個人情報の取扱いの是正の実施の時期

個人情報の取扱いの是正は、是正の再申出者に対して是正再申出処理通知書を送付する前に行うものとする。

(2)　個人情報の取扱いの是正の実施

事務担当課等は、適宜個人情報の取扱いの是正を実施するものとする。

第8　実施機関が保有する個人情報の取扱いに関する苦情の申出の処理

1　案内及び相談

苦情の申出があった場合は、申出の趣旨、内容等を十分に聴取し、条例に基づき申出を受けられるものであるかどうかを確認し、申出の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、担当課等へ案内するなど適切に対応するものとする。

第9　制度の運用の状況の公表

条例第33条の規定による条例の運用の状況の公表は、次の事項について行うものとする。

1　開示請求の件数

2　開示・非開示の決定の件数

3　開示請求に係る審査請求の件数

4　訂正請求の件数

5　訂正・非訂正の決定の件数

6　訂正請求に係る審査請求の件数

7　条例第32条の規定により決定又は裁決を行った件数

8　是正の申出の件数

9　是正の申出に係る是正の実施の件数

10　是正の再申出の件数

11　是正の再申出に係る是正の実施の件数

12　その他必要な事項

第10　審査請求があった場合の取扱い

1　審査請求に関する事務の処理

条例第16条第1項又は第25条第1項の規定による決定に係る行政不服審査法(平成26年法律第68号)第2条の規定に基づく審査請求(以下「審査請求」という。)に関する事務の処理は、総務課が一元的に行うものとする。

2　事務担当課等への通知

総務課は、審査請求があった場合は、当該審査請求に係る事務担当課等にその旨を通知するとともに、当該審査請求に係る審査請求書の写しを送付するものとする。

3　関係書類の提出等

総務課は、審査請求に係る事務を処理するために必要がある場合は、当該審査請求に係る事務担当課等に意見若しくは説明を求め、又は関係書類の提出を求めることができるものとする。

附則

附則(平成20年3月31日訓令第4号)

附則(平成24年6月29日告示第26号)

附則(平成25年3月29日訓令第6号)

附則(平成27年3月31日訓令第10号)

附則(平成28年3月31日訓令第12号)抄