○日高町公文書開示事務取扱要綱

平成18年3月1日

訓令第19号

第1 趣旨

日高町情報公開条例(平成18年条例第13号。以下「条例」という。)に定める公文書の開示に係る事務(以下「公文書開示事務」という。)の処理については、別に定めがある場合を除き、この訓令に定めるところによる。

第2 情報公開制度の窓口

公文書開示事務を行う窓口は、本庁の行政区に関するものは総務課、総合支所の行政区に関するものは地域住民課(以下「総務課等」という。)とする。

第3 情報公開の事務分担

1 総務課及び地域住民課で行う事務

(1) 公文書の開示に係る案内及び相談に関すること。

(2) 公文書開示事務に係る連絡、調整に関すること。

(3) 公文書開示請求書及び審査請求(以下「請求書等」という。)の受付に関すること。

(4) 公文書の閲覧又はその写しの交付の実施に関すること。

(5) 公文書の写しの交付に要する費用の徴収に関すること。

2 総務課で行う事務

(1) 公文書検索資料の作成に関すること。

(2) 日高町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(3) 情報公開の実施状況の公表に関すること。

(4) その他情報公開制度に関すること。

3 事務担当課等で行う事務

公文書の管理を主管する課においては、次の事務を行うものとする。

(1) 開示請求のあった公文書の検索及び特定に関すること。

(2) 開示請求のあった公文書の開示・非開示又は請求拒否の決定(以下「開示等の決定」という。)に係る各種通知書等の作成及び送付、総務課又は地域住民課への当該通知書等の写しの送付に関すること。

(3) 条例第13条に規定する第三者に関する情報に係る意見の聴取等に関すること。

(4) 出資法人等の情報公開に関すること。

(5) 公文書検索資料の作成に関すること。

(6) 審査会への諮問に関すること。

(7) 情報公開制度を推進するための情報提供に関すること。

第4 公文書の開示の事務

1 案内及び相談

(1) 請求内容の確認等

開示請求があった場合は、請求の趣旨、内容等を十分聴取し、開示請求として対応すべきものであるかどうかを確認し、請求の内容が開示請求によるまでもなく、資料の提供により開示請求の趣旨に応えられる場合は、情報提供により対応するものとする。

(2) 他の制度による公文書の閲覧等との調整

条例第22条に規定する公文書に該当するものについては公文書の開示を行わないので、開示請求に係る公文書がこれらの公文書に該当するものであるかどうかを確認するものとする。

なお、開示請求に係る公文書が条例第22条に規定する公文書に該当するものである場合は、その旨を説明するとともに、所管課等へ案内するなど適切に対応するものとする。

2 請求書の受付

(1) 請求書の提出があったときは、当該請求書を提出したもの(以下「請求者」という。)が開示請求権の主体となり得る個人又は法人その他の団体であるかどうかを確認するものとする。なお、この場合、電算機による住民記録を利用するなどして、できる限り簡便な方法で確認を行い、請求者の利便を図るものとする。

(2) 開示請求に係る公文書の特定

開示請求に係る公文書については、請求受付時に事務担当課等の職員が立ち会い、当該公文書の存在の有無を確認するとともに、可能な限りその名称又は内容等を特定するものとする。

(3) 請求書の受付に当たっての留意事項

ア 請求者の氏名については、記名のほかに押印は必要ないこと。

イ 同一の事務担当課等に同一人から複数の開示請求があった場合は、公文書開示請求書の「公文書の名称」が相違しない場合にかぎり「公文書の内容」欄に記入できる範囲で、1枚の請求書により受け付けることができること。

ウ 請求者が障害等により請求書に必要事項を記載することが困難であると認められる場合は、実施機関の職員が請求書に記載すべき事項を聴き取って記入し、これを請求者に読み聞かせて確認の上、受け付けるものとする。

(4) 請求書の記入事項の確認

ア 「公文書の名称又は内容」欄は、開示請求の対象となる公文書を特定し、検索することができる程度に具体的に記入してあること。

イ 「請求に係る公文書の開示が公益上必要がある理由」欄は、条例第7条に該当する公文書として開示請求をする場合には、その理由を具体的に記入してあること。

ウ 「開示の区分」欄は、希望する開示の方法欄にレ印を付すものであるが、複数の方法による開示も選択できるものであること。また、この時点で写しの郵送を希望する場合は、その他の箇所にレ印を付し、( )内に写しの郵送と記入する。

(5) 請求書の補正

請求書の記入欄に記入漏れ又は不明な箇所ある場合には、請求者に対して、当該箇所を補正し、又は訂正するよう求めるものとする。

(6) 郵便等により送付された請求書の取扱い等

郵便又はファクシミリにより送付された請求書については、請求権者であるかどうかの確認が必要であることからこれを受け付けないものとする。

(7) 請求書の提出を要しないと認めたときの取扱い

請求者が障害等により請求書に必要事項を記載することが困難であると認められるときは、実施機関の職員が請求書に記載すべき事項を聴き取って記入し、これを請求者に読み聞かせて確認の上、受け付けるものとする。

3 請求書を受け付けた場合の説明等

請求書を受け付けたときは、当該請求書の「受付年月日」欄に受け付けた年月日を、「担当課」欄に事務担当課等の課及び担当等の名称を記入し、その写しを請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。

(1) 公文書の開示は、開示等の決定に日時を要するため受付と同時には行われないこと。

(2) 開示等の決定は、請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行うが、やむを得ない理由があるときには、その期間を延長することがあり、この場合には公文書開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知すること。

(3) 公文書の開示を実施する場合の日時及び場所は、公文書開示決定通知書又は公文書一部開示決定通知書(以下「開示決定の通知書」という。)により指定すること。

(4) 公文書の写しの交付には費用の負担が必要であること。

4 請求書の送付等

請求書を受け付けたときは、次により迅速に処理するものとする。

総務課等にて請求書を受け付けた後の処理は、総務課等で写しの控えをとり、受付決裁後速やかに請求書原本を事務担当課等へ送付する。

5 開示等の決定等

(1) 開示請求に係る公文書の検索

事務担当課等は、請求書が送付されたときは、その内容を確認し、開示請求に係る公文書を速やかに検索するものとする。

(2) 公文書の存否を明らかにしない決定

前号の定めにかかわらず、開示請求に係る公文書が存在しているかどうかを答えるだけで、特定の個人の生命、身体及び名誉が侵害されると認められる場合及び非開示情報の内容を検索することを目的として開示請求を濫用していることが明らかである場合に限り、当該公文書の存否を明らかにしない決定を行うものとする。

(3) 不存在通知

開示請求に係る公文書が存在しないときは、速やかに不存在である旨を通知するものとする。

(4) 開示等の決定

開示請求に係る公文書を特定したときは、当該公文書についての開示等の決定を速やかに行うものとする。

(5) 内部調整

開示等の決定を行うに当たっては、次により内部調整を行うものとする。

ア 総務課又は地域住民課への協議

(ア) 事務担当課等は、開示等の決定について、開示請求の対象となった公文書を添付して第1号様式により総務課等と協議をするものとする。この場合の協議は、遅くとも開示等の決定を行う3日前までに行うこと。

(イ) (ア)の定めにかかわらず、事務担当課等は、第5の規定により設定された開示基準に従って開示等の決定を行うときは、その旨を総務課又は地域住民課へ連絡の上、(ア)の協議を省略して差し支えないものであること。

イ 関係部局等との連絡、調整

事務担当課等は、開示請求に係る公文書が他の課等に関連するものである場合又は町の他の機関が作成したものである場合には、条例第6条第1項各号に規定する非開示情報が記録されているものであること又は記録されていないものであることが明らかであるときを除き、当該課等又は当該機関と連絡を取り、調整を行うこと。

(6) 第三者に関する情報に係る意見の聴取等

条例第13条に規定する町以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報に係る意見の聴取等は、次により行うものとする。

ア 意見の聴取の実施

第三者に関する情報に係る当該第三者の意見の聴取(以下「意見の聴取」という。)は、開示等の決定に係る判断を慎重かつ公正に行うために実施するものであるので、容易に判断できる場合には、実施しないこと。

イ 意見の聴取の方法

意見の聴取は、第三者に対して、開示請求に係る公文書に当該第三者に関する情報が記録されていることを電話等で事前に連絡した後に文書により通知し、原則として文書により意見を述べるよう求めること。この場合において、意見書は1週間以内に提出するよう協力を求めること。

なお、意見の聴取の際には、開示請求者の情報が漏れることのないよう、意見聴取の事務処理は慎重に行うこと。

ウ 意見を聴取する事項

意見の聴取は、次の事項について行うこと。

(ア) 個人に関する情報が記録されている公文書については、プライバシーの保護についての支障の有無

(イ) 法人その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報が記録されている公文書については、権利利益の侵害の有無

エ 意見の聴取の記録

意見の聴取を行った場合においては必要に応じ、意見を聴取した第三者の住所及び氏名又は名称及び所在地、聴取の年月日、聴取した事項、意見の内容その他必要な事項を記録した書面を作成すること。

オ 第三者への通知

意見の聴取を行った場合において、当該意見の聴取に係る情報が記録されている公文書を開示することと決定したときは、公文書開示の請求に係る決定通知書により、速やかに第三者に通知すること。

(7) 開示等決定期間の延長

ア 開示等決定期間の延長の通知

(ア) 事務担当課等は、条例第10条第1項に規定する開示等の決定をする期間(以下「開示等決定期間」という。)を延長する場合は、公文書開示決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知するものとする。この場合、事務担当課等は、第2号様式により開示等決定期間を延長する旨を総務課等と協議をするものとする。

(イ) 請求者に開示等決定期間を延長する旨を通知したときは、総務課又は地域住民課へ公文書開示決定期間延長通知書の写しを送付するものとする。

イ 開示等決定期間の延長日数

開示等決定期間の延長は、できるだけ短い期間にとどめるものとすること。

ウ 公文書開示決定期間延長通知書の記入要領

(ア) 「公文書の名称又は内容」欄は、開示請求のあった公文書の名称、文書番号等を正確に記入すること。

(イ) 「日高町情報公開条例第10条第1項による決定期間」欄は、請求があった年月日及び請求があった日の翌日から起算して14日目の年月日を記入すること。

(ウ) 「決定期間の延長理由」及び「期間延長後の決定することができる時期」欄は、決定期間の延長を必要とする具体的理由及び延長後の開示等の決定を行うことができる予定年月日を記入すること。

6 開示等の決定等の通知

(1) 請求者等への開示等の決定通知書の送付

事務担当課等は、開示等の決定等を行ったときは、公文書開示決定通知書、公文書一部開示決定通知書又は公文書非開示決定通知書、公文書開示請求拒否決定通知書又は公文書不存在通知書(以下「開示決定通知書等」という。)を速やかに請求者に送付するとともに、その写し(町長印等の印影のあるもの)を総務課又は地域住民課へ送付するものとする。

(2) 開示・一部開示・非開示の決定通知書の記入要領

ア 「公文書の名称又は内容」欄は、当該公文書の名称、文書番号・内容等を正確に記入すること。この場合1枚の請求書により開示請求のあった公文書が複数となるときは、1枚の通知書に複数の公文書の名称等を記入することができること。

イ 「開示の日時及び場所」欄は、原則として総務課等とするが、公文書の管理上その他の問題から出先機関等で開示を行ったほうが望ましい場合は、当該出先機関等で開示を行うものとする。なお、事務に支障がある場合等は、事務担当課は総務課等と協議の上で会議室等での開示を行うものとする。

ウ 「開示しない部分の内容及びその理由」欄は、条例第6条第1項の該当号及びその具体的な理由並びに開示しない部分に記録されている情報の内容を記入すること。

なお、理由を記入する際、理由欄が不足する場合には別紙により具体的に理由を記入すること。

エ 「開示しない理由」欄は、条例第6条第1項の該当号及びその具体的な理由を記入すること。

なお、理由を記入する際、理由欄が不足する場合には別紙により具体的に理由を記入すること。

オ 「開示することができる期日」欄及び「開示しない部分を開示することができる期日」欄は、公文書の開示をしないことと決定した場合又は公文書の一部の開示をすることと決定した場合において、当該公文書の全部又は一部について、一定の期間の経過により条例第6条第1項各号に規定する事由が消滅することが確実であって、その期日が明らかであるときは、その期日を記入すること。

(3) 公文書開示請求拒否決定通知書の記入要領

ア 「公文書の名称又は内容」欄は、当該請求書の同欄を転記すること。

イ 「開示請求を拒否する理由」欄は、条例第8条の規定により、個人の生命、身体又は名誉の侵害又は非開示情報の探索を目的とした開示請求の濫用である旨を具体的に記入すること。

(4) 公文書不存在通知書の記入要領

ア 「公文書の名称又は内容」欄は、当該請求書の同欄を転記すること。

イ 「不存在の理由」欄は、請求に係る公文書が不存在であることの具体的な理由を記入すること。

7 公文書の開示の日時及び場所の指定

(1) 日時の指定

公文書の開示を行う日時は、開示決定の通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮して、到着予定日の数日以後の通常の勤務時間内の日時を指定するものとする。この場合、請求者と事前に電話等により連絡を取るなどし、請求者の都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。また、請求者が開示の区分で写しの交付を希望している場合で、写しの枚数が大量になると判明しているときは、相当の費用がかかる旨も併せて通知するものとする。

(2) 場所の指定

公文書の開示の場所は、原則として総務課等とするが、公文書の管理上その他の問題から出先機関等で開示を行ったほうが望ましい場合は、当該出先機関等で開示を行うものとする。なお、事務に支障がある場合等は、事務担当課は総務課等と協議の上で会議室等での開示を行うものとする。

(3) 総務課又は地域住民課への連絡等

公文書の開示の日時及び場所の指定に当たっては、開示の日時その他必要な事項をあらかじめ総務課又は地域住民課と連絡、調整を行うものとする。

8 公文書の開示の方法等

(1) 公文書の閲覧の方法

ア 文書等の閲覧

文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の閲覧は、原則として、文書等の原本を閲覧に供することにより行うものとする。ただし、文書等の一部を閲覧に供する場合において、当該文書等を開示する部分と開示しない部分とに分離することが困難であるときは、当該文書等の開示しない部分を削除するなどした写しを作成し、この写しを閲覧に供する方法により行うものとする。

イ 磁気テープ等に記録されている公文書の閲覧

電子計算機による処理に使用される磁気テープ、磁気ディスクその他一定の事項を記録されている公文書の閲覧は、現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力したものを閲覧に供することにより行うものとする。

(2) 公文書の写しの交付の方法

ア 文書等の写しの交付は、原則として、当該文書等の原本から作成した写しを交付することにより行うものとする。ただし、文書等の一部の写しを交付する場合において、当該文書等を開示する部分としない部分とに分離することが困難であるときは、当該文書等の開示しない部分を削除するなどした写しの写しを作成し、この写しを交付する方法により行うものとする。

イ 磁気テープ等に記録されている公文書の写しの交付

磁気テープ等に記録されている公文書の写しの交付は、現に使用しているプログラムを用いてプリンターにより出力した物から作成した写しを交付することにより行うものとする。

(3) 公文書の写しの作成方法

ア 公文書の写しの作成は、原則として事務担当課等の職員がコピー機により行うものとし、図画、地図その他の公文書でコピー機による作成が困難なものについては、他の方法により行うことができるものとする。

イ 公文書の写しの作成に当たっては、原則として公文書の片面ごとに原寸大の写しを1枚作成することとする。

9 公文書の開示の実施

(1) 公文書の開示の日時及び場所

公文書の開示は、開示決定の通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所で実施するものとする。

(2) 指定した日時以外の日時での公文書の開示の実施

請求者が、やむを得ない事情により、指定した日時に公文書の開示を受けることができない場合は、請求者と連絡の上、指定した日時以外の日時に公文書の開示と実施することができるものとする。この場合、実際に開示を行った日時を開示又は一部開示決定通知書の備考欄に記載しておくものとする。

(3) 公文書開示処理票の作成

事務担当課等は、第3号様式の公文書開示処理票を作成し、公文書の開示の実施を行う日時までに、開示する公文書とともに総務課又は地域住民課に送付するものとする。

(4) 事務担当課等の職員の立会い

公文書の開示を実施するときは、原則として事務担当課等の職員が立ち会うものとする。

(5) 開示決定の通知書の提示

公文書の開示を実施するときは、請求者に対して、開示決定の通知書の提示を求めるものとする。

(6) 公文書の写しの交付を行うときは、請求者に対して、第4号様式の公文書の写しの交付申請書の提出を求めるものとする。

(7) 費用の徴収

公文書の写しの交付申請書の提出があったときは、公文書の写しの交付に要する費用を現金により徴収するものとする。

(8) 公文書の写しの交付申請書の保存

公文書の写しの交付申請書は、公文書の写しの交付に要する費用を徴収した総務課又は地域住民課において保存するものとする。

10 公文書の写しの交付に要する費用

(1) 公文書の写しの交付に要する費用

条例第15条に定める公文書の写しの交付に要する費用は、公文書の写しの作成に要する費用及び公文書の写しの送付に要する費用とする。

(2) 公文書の写しの作成に要する費用の額

公文書の写しの作成に要する費用の額は、日高町情報公開条例施行規則(平成18年規則第12号)第10条第1項の規定により同規則別表に定める金額とする。

(3) 公文書の写しの送付に要する費用の額

公文書の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する郵便料金の額とする。

(4) 郵送による公文書の写しの交付に要する費用の納付

郵送による公文書の写しの交付に要する費用は、現金(現金代用証券にあっては、原則として普通為替(定額小為替))により納付させるものとし、前納とする。

11 開示請求の取下げ

ア 開示等の決定が行われるまでの間に請求者から開示請求を取り下げる旨の申出があったときは、第5号様式の公文書開示請求取下書(以下「取下書」という。)を標準とした書面の提出を求めるものとする。

イ 取下書の提出があったときは、第4の4の規定に準じて迅速に処理するものとする。なお、事務担当課等が取下書の提出を受けたときは、その写しを総務課等に送付するものとする。

第5 開示基準の設定等

1 開示基準の設定

総務課は、開示基準(開示請求があった場合における当該公文書に係る公文書の開示をするかどうかを決定する際に参考となる方法をいう。以下同じ。)をあらかじめ定めておくことができるものとする。

2 開示基準の通知

総務課が共通開示基準を定めたときは事務担当課等へ、当該開示基準の内容を速やかに通知するものとする。定めた事項を変更し、又は廃止したときも、同様とする。

3 開示基準の設定手続

開示基準の設定手続は、次により行うものとする。

(1) 原則として開示請求のあった公文書ごとに公文書の開示等の決定をすることになるので、開示基準に係る公文書は、慎重に選定すること。

(2) 開示基準の内容

非開示又は一部開示に係る開示基準には公文書の名称、非開示とすべき部分及び非開示の理由(条例の該当条項号を含む。)について、開示に係る開示基準には公文書の名称について、少なくとも定められていること。

(3) 関係部課等との調整、連絡

総務課は、開示基準の設定(その変更及び廃止を含む。)に当たって、必要に応じ当該開示基準に関連する他の課等と連絡を取り、調整を行うこと。

第6 審査請求があった場合の取扱い

1 審査請求があったときの事務処理

開示等の決定等について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第2条の規定に基づく審査請求があったときは、総務課及び事務担当課等は、別に定めるところ(情報公開・個人情報保護制度審査請求事務処理要領)に従って事務処理を行うこととする。

2 総務課との合議

事務担当課等は、審査請求の受理の決定及び審査請求に対する裁決を行うに当たっては、総務課との合議を要するものとする。

附 則

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成19年9月27日訓令第25号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日訓令第4号)

この要綱は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第6号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第12号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

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日高町公文書開示事務取扱要綱

平成18年3月1日 訓令第19号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報管理
沿革情報
平成18年3月1日 訓令第19号
平成19年9月27日 訓令第25号
平成20年3月31日 訓令第4号
平成25年3月29日 訓令第6号
平成28年3月31日 訓令第12号