○日高町文書管理規則

平成18年3月1日

規則第11号

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書等の収受及び配布(第13条―第16条)

第3章 文書等の作成等(第17条―第26条)

第4章 文書等の施行(第27条―第30条)

第5章 文書等の発送(第31条―第37条)

第6章 文書等の分類及び保存期間(第38条―第41条)

第7章 文書等の編集及び製本(第42条―第47条)

第8章 文書等の保管及び保存(第48条―第52条)

第9章 文書等の引継ぎ(第53条・第54条)

第10章 文書等の閲覧及び貸出し(第55条―第61条)

第11章 文書等の廃棄(第62条―第67条)

第12章 書庫等の管理(第68条―第72条)

第13章 マイクロフィルムの撮影等(第73条)

第14章 電子メールの利用に関する特例(第74条―第78条)

第15章 雑則(第79条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、町の保有する文書等の管理に関して必要な事項を定めることにより、文書等の適正な管理を図り、もって行政事務及び日高町情報公開条例(平成18年条例第13号。以下「情報公開条例」という。)の適正かつ迅速な処理を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 本庁 日高町課設置条例(平成18年条例第8号)第1条に規定する本庁の組織をいう。

(3) 総合支所 日高町総合支所設置条例(平成18年条例第10号)第3条に規定する総合支所の組織をいう。

(4) 特殊文書 書留、金券等が添付された文書、到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書をいう。

(5) 普通文書 前号に掲げる特殊文書以外の文書等をいう。

(6) 収受文書 第2章の規定により収受の処理をした文書等をいう。

(7) 起案文書 事案の決定のための案を記載した文書等をいう。

(8) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第29条の規定により回付する文書等で意思決定を伴わないものをいう。

(9) 決裁権者 町長及び町長から決裁権限の配分を受けた者をいう。

(10) 回議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(11) 法令審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(12) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。

(13) 完結文書 事案の処理が完結した文書等をいう。

(14) 未完結文書 完結文書以外の文書等をいう。

(15) 文書管理システム 電子計算機を利用して、文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うためのシステムで総務課長が管理するものをいう。

(16) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報について行われる措置であって、次の各号に該当するものをいう。

 当該情報が、当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について、改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(17) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより、交換される文書をいう。

(電子決裁の方式)

第3条 事案の決裁は、起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決裁方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、起案文書に当該事案の決定権者が署名し、又は押印する方式(以下「書面決裁方式」という。)により事案の決裁を行うことができる。

3 前2項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決裁後にこの規則に規定する決裁の手続を行わなければならない。

(文書等取扱いの原則)

第4条 文書等の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

2 文書等は、常に、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

3 文書等の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書管理に関する事務の処理は、原則として、文書管理システムにより行うものとする。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、本庁及び総合支所における文書等の管理を総括する。

2 総務課長は、本庁及び総合支所における文書等の管理に関し必要な調査を行い、並びに文書等の管理に関する指導及び改善に努めなければならない。

(課長等の責務)

第6条 課長(課に相当する組織の長を含む。以下「課長等」という。)は、当該課における文書等の管理を統括し、その適正かつ円滑な運営を図らなければならない。

(総括文書管理者、総括文書管理担当者、文書管理者及び文書管理担当者の任免)

第7条 本庁総務課及び総合支所地域住民課に総括文書管理者及び総括文書管理担当者を置く。

2 課等に文書管理者及び文書管理担当者を置く。ただし、総括文書管理者が文書管理者及び文書管理担当者を置く必要がないと認める課等については、この限りでない。

3 総括文書管理者及び文書管理者は、課長等が指定する者をもって充てる。

4 総括文書管理担当者及び文書管理担当者は、課長等が指名する者をもって充てる。

(総括文書管理者、総括文書管理担当者の職務)

第8条 総括文書管理者は、本庁(総合支所地域住民課の総括文書管理者にあっては、総合支所)の文書管理を総括する。

2 総括文書管理者は、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書等の取得、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関する指針を示すこと。

(3) 書庫に保存されている文書等の持出し及び貸出しに関すること。

(4) 文書事務の指導、改善、研修等の実施に関すること。

(5) 文書等の管理に関する例規等の整備に関すること。

(6) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(7) 総合行政ネットワーク文書の受領、各課への配布及び発送に関すること。

(8) 前2号に掲げるもののほか、総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

3 総括文書管理担当者は、総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者及び文書管理担当者の職務)

第9条 文書管理者は、総括文書管理者の命を受け、各課等における次に掲げる事務に従事するものとする。

(1) 文書等の収受及び発送に関すること。

(2) 文書等の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(3) 未完結文書の追求に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書の電子署名の付与に関すること。

(5) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

(電子文書取扱者)

第10条 総務課長は、前3条の規定にかかわらず、文書管理システムの運用及び総合行政ネットワーク文書の取扱いに従事する電子文書取扱者を別に指定することができる。

2 電子文書取扱者は、総括文書管理者及び文書管理者の指示を受けて、その職務を実施するものとする。

(文書管理簿等)

第11条 文書等の管理に要する管理簿等は、次の各号に掲げるところによる。

(1) 総務課に備える管理簿等

 特殊文書授受簿

 令達簿

(ア) 条例原簿

(イ) 規則原簿

(ウ) 訓令原簿

(エ) 告示原簿

(オ) 指令原簿

(2) 主務課に備える管理簿等

 文書管理簿

(ア) 文書管理簿

(イ) 特例文書管理簿

(ウ) 事務連絡簿

2 前各号に定める文書管理簿等のうち、特殊文書授受簿以外は、第4条第3項に規定する文書管理システムにより管理する。

(文書記号及び文書番号)

第12条 文書等には、次に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。

(1) 文書等の記号は、別表第1のとおりとする。

(2) 収受文書には、「日」の文字並びに課長等が総括文書管理者と協議して定めた担当課及び担当業務を表す記号並びに「収」の記号を付けて、文書管理簿により番号を付けるものとする。この場合において、文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止める。

(3) 条例、規則、訓令、告示等の文書には、「日高町条例」等の文字を冠し、令達簿により一連番号を付けるものとする。この場合において、それぞれの文書番号は、毎年1月1日から起こし、12月31日に止める。

(4) 指令文書には、「日高町指令」の文字を冠し、指令原簿により一連番号を付けるものとする。この場合において、それぞれの文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止める。

(5) 発送文書(簡易な文書を除く。)には、「日」の文字並びに課長等が総括文書管理者と協議して定めた担当課及び担当業務を表す記号並びに「発」の記号を付けて、文書管理簿により番号を付けるものとする。この場合において、文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止める。

(6) 前号の規定にかかわらず、特例文書管理簿により番号を付ける場合は、文書等に係る事案を示す文字を加えた記号をもって、その文書記号を定めるものとする。この場合において、文書番号は、毎年4月1日から起こし、翌年3月31日に止める。

(7) 前2号の規定にかかわらず、「事務連絡」と表示して文書等を発送したいときは、事務連絡簿に登録することにより文書番号を省略することができる。

第2章 文書等の収受及び配布

(本庁に到達した文書等)

第13条 本庁に到達した文書等は、当該文書等に係る事務を主管する課(以下「主務課」という。)に直接到達したものを除き、総務課の総括文書管理担当者又は総括電子文書取扱者が受領するものとする。

2 総務課の総括文書管理担当者又は総括電子文書取扱者は、前項の規定により受領した文書等を次の表に定めるところにより処理するものとする。

 

文書等の種別

処理方法

1

普通文書

町長、副町長及び町宛ての文書並びに封皮の表示のみによっては配布先の明確でない文書

ア 開封する。

イ 文書の余白に文書受付印(以下「受付印」という。)を押して、主務課に配布する。

ウ 開封した際に、現金その他金券が同封されていた場合においては、特殊文書として第3号の手続を行う。

2

長、副町長又は町宛ての文書以外の文書

主務課に配布する。

3

特殊文書

書留扱い(現金書留、配達証明、引受時刻証明及び特別送達等をいう。)による文書及び金券等添付の文書

特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載の上、主務課の文書管理担当者に配布し、受領印を徴する。

4

訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書

ア 受付時刻を明記し、押印する。

イ 特殊文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載の上、主務課の文書管理担当者に配布し、受領印を徴する。

5

総合行政ネットワーク文書

ア 受領した文書等の電子署名を検証する。

イ 受領した文書等の形式を確認し、当該文書等の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ発送する。

ウ 前各号の処理を終えたのち、速やかに紙に出力し、総合行政ネットワーク文書である旨を表示し、配布するものとする。

3 2以上の課に関連する文書等は、最も関連が深いと認められる課に配布する。

(総合支所に到達した文書等)

第14条 総合支所に到達した文書等の取扱いについては、前条の規定を準用する。この場合において、同条中「本庁」とあるのは「総合支所」と、「総務課」とあるのは「総合支所地域住民課」と読み替えるものとする。

(主務課における収受文書の取扱い)

第15条 主務課に到達した文書等は、文書管理担当者が受領するものとする。ただし、窓口において処理する申告書、届出書、願書、申請書等については、事務担当者が受領するものとする。

2 文書管理担当者は、主務課に到達した文書(総務課又は地域住民課で開封した文書を除く。)を開封の上、当該文書の余白に受付印を押印して課長等を経て担当職員に配布する。この場合において、次の各号に掲げる内容に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 訴訟、不服申立てその他到達日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書で、総務課(総合支所にあっては地域住民課)で受付をしていないものは封皮に受付時刻を記入し、取扱者が証印して、その封皮を添付する。

(2) 現金その他金券が同封されていた文書で、総務課(総合支所にあっては地域住民課)で受付をしていないものは封皮に金額等を記入し、取扱者が証印して、その封皮を添付する。

3 課長等は、主管に属さない文書を受けたとき又は当該文書の配布を受けたときは、直ちに、当該文書を総務課(総合支所にあっては、地域住民課)に回付しなければならない。

4 事務担当者に配布された文書等は、次の表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書等の種別

処理方法

1

第19条第2項で定める特例起案用紙を用いて処理する文書

文書管理簿への登録を省略し、押印された受付印に省略した旨を表示する。

2

第26条第2項の規定により定めた保存期間が3年以上の文書

ア 収受文書を電磁的記録とする。ただし、当該収受文書を電磁的記録とすることが困難なときは、この限りでない。

イ 収受文書に基づき、文書管理簿に登録する。

ウ 受付印に、文書番号を記入する。

3

第18条第2項及び第26条第3項で定める保存期間1年以下の文書で収受文書の余白を利用して処理する文書

文書管理簿への登録を省略し、押印された受付印に省略した旨を表示する。

4

文書管理システム上の電子庁内施行により到達した文書

文書管理システム上の収受文書一覧から、自らが担当する文書等について確認し、文書管理簿に登録する。

5 前項第2号アの規定により収受文書を電磁的記録とした文書等で、原本の保存を必要とするものについては、第39条に定める保存期間に応じて保存しなければならない。

(ファクシミリにより到達した文書等の収受)

第16条 次に掲げる文書等は、ファクシミリを利用して収受することができる。

(1) 町に対する文書等で、総括文書管理者が特に承認したもの

(2) 町の内部及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続で、総括文書管理者が別に定めるもの

2 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、第13条から前条までの規定により、収受の処理を行うものとする。

3 ファクシミリヘの着信の確認は、定時に行うものとする。

第3章 文書等の作成等

(決定書案の作成)

第17条 課長等は、収受処理を終えた文書等の回付を受けたとき、又は必要があるときは、担当職員に必要な処理の方針を指示して決定書案を作成させなければならない。この場合において、担当職員が不在のときは、事務担当者にその事務を代行させるものとする。

2 担当職員は、前項の指示を受けたとき、又は必要があるときは、決定書案を自ら起案し、又は事務担当者に起案させて作成しなければならない。

3 軽易又は定例的な事項については、事務担当者において決定書案を起案するものとする。

第18条 決定書案の起案は、文書管理システムにより事案の内容その他所要事項を登録し、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 決定書案には、必要がある場合は、案文の次に起案理由、準拠法令その他参考となる事項を記載すること。

(2) 決定書案には、必要な関係資料を整理して添付すること。

(3) 決定書案用紙の施行及び取扱方法の欄には、次に掲げるところにより当該事案の区分に対応する表示を記載すること。

 議会に提案する議案 議案

 条例、規則及び訓令の審査に関するもの 条例、規則、訓令

 重要なもの 重要

 至急の取扱いを要するもの 至急(期限のあるものは、その期日を付記すること。)

 町広報に登載を要するもの 広報登載

 施行の際、特殊の取扱いを要するもの 書留、配達証明、内容証明、公示送達

 取扱いに注意を要するもの 取扱注意

 公印を省略するもの 公印省略

2 前項の規定にかかわらず、保存期間が1年以下の文書については、収受文書の余白を用いて起案することができる。

3 前項の規定により、文書の余白を用いて起案する場合においては、当該文書の余白に文書処理印を押して、当該文書処理印内に所要事項を記入するものとする。

(特例起案用紙)

第19条 申告書、届出書、願書、申請書等定例的に取り扱う事案に係る起案で、規則、訓令等に定めのあるものについては、文書管理システムによらず、特例起案用紙を用いて行うことができる。

2 特例起案用紙は、主務課において、文書管理担当者が課長の承認を得て定めるものとする。

3 前項の規定により特例起案用紙を定めた場合において、文書管理担当者は、総括文書管理者にその様式を通知するものとする。

4 総括文書管理者は、前項の規定による通知を受けた場合においては、当該通知に係る特例起案用紙について、登録番号を付して登録し、当該通知をした文書管理担当者にその登録番号を通知するものとする。

(合議及び協議)

第20条 課長等は、決定書案が次の各号に該当するときは、当該各号に定めるところにより、他の課等に必要な合議又は協議を行わなければならない。

(1) 決定の内容について規則その他の定め等により他の課長等の承認、確認等の必要がある場合 決定書案により、当該承認、確認等の権限を有する者に合議すること。

(2) 決定の内容に関係のある事務を主管する他の課等がある場合 回議又は口頭により、当該課等に協議すること。

第21条 決定書案の合議を受けた課長等は、当該決定書案について意見を異にするときは、その意見を添えて主務課に返付しなければならない。

2 合議を受けた決定書案で施行前に再回を要するもの又は施行後にその写しを要するものには、その旨を記載するものとする。

第22条 課長等は、合議し、又は協議した決定書案が廃案となったときは、その旨を合議先又は協議先に通知しなければならない。

(決定書案の持回り)

第23条 決定書案の内容が緊急を要するものは、持回りをすることができる。

(決定書の処理)

第24条 決定書案について決定を受けたときは、各担当において決定書にその決定年月日を記入しなければならない。

(決定書の閲覧)

第25条 第17条第1項後段の規定により起案の事務を代行した者は、当該決定書を速やかに担当職員の閲覧に供さなければならない。ただし、軽易又は定例的なものその他閲覧の必要がないと認めるものについては、この限りでない。

(報告文書の作成)

第26条 軽易文書の配布若しくは決定を要しない文書の回付を受けたとき、又は主管の事務に関する情報を得たときは、文書管理システムによる供覧処理、収受文書の余白による処理、帳簿による処理、口頭その他の方法により、上司及びその内容に関係のある事務を主管する他の課等に報告しなければならない。

2 前項の規定により、収受文書の余白を利用して処理できる文書は、保存期間3年以下の文書とし、当該文書中央上の余白に文書処理印を押して、当該文書処理印内に所要事項を記入するものとする。

3 前項の規定により、収受文書の余白を利用して処理した文書は、報告結果を文書管理システムに登録するものとする。ただし、保存期間1年以下の文書については、この限りでない。

4 電話で受理した事項は、軽易なものを除き、電話処理票にその要領を記録し、第1項の規定に準じて報告しなければならない。

第4章 文書等の施行

(文書等の名義)

第27条 法令の規定により権限を行使するための文書は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。

2 前項の文書以外の文書は、原則として決裁権者の名で施行するものとする。

(文書の記名)

第28条 決定を施行するための文書(以下「施行文書」という。)の記名は、前条の権限を有する者又は決裁権者の職及び氏名をもって表示するものとする。ただし、前条第2項の規定による施行文書については、氏名を省略することができる。

(施行文書の種類)

第29条 施行文書の種類は、次のとおりである。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 訓令 本庁及び出先機関の全部又は一部に対し一般的に指揮命令するもの

(4) 訓 前号に掲げるものの一部に対し指揮命令するもの

(5) 告示 行政処分又は重要な事実について広く一般に知らせるもの

(6) 公告 一定の事実を広く一般に告知するもの

(7) 指令 願に対し指揮命令するもの

(8) 達 団体又は個人に対し指揮命令するもの

(連絡先の表示)

第30条 施行文書のうち送付を要するものには、その本文の末尾に、主管の課係名等当該文書についての連絡先を表示するものとする。ただし、免許証、表彰状その他これらに類するものについては、この限りでない。

第5章 文書等の発送

(浄書及び照合)

第31条 決裁された事案を施行する場合においては、必要に応じて当該施行に用いようとする文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

(公印の押印)

第32条 施行文書のうち許可、認可などの処分、契約並びに不服申立てなど権利義務に関する文書には公印を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる軽易なものについては、この限りでない。

(1) 本庁又は出先機関に送付する往復文書

(2) 本庁又は出先機関以外に送付する文書のうち、次に掲げるもの

 刊行物、資料などの送付文

 照会文、回答文、通知文、依頼文などで権利義務関係などの法的効果を伴わないもの

 書簡文で、その内容が案内状、礼状、あいさつ状に類するもの

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する文書には、同項第1号及び第2号ウに掲げるものを除き、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

(電子署名)

第33条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の発送については、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易な文書等については、電子署名を省略することができる。

2 発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁済み文書を添えて電子文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 電子文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁済み文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(発送)

第34条 施行文書の発送は、郵送、総合行政ネットワーク、使送、ファクシミリ、集配等に区分して行うものとする。

2 秘密の取扱いを必要とする文書を発送する場合には、当該文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3 主務課長は、文書管理簿を用い、発送する発意に基づく発議文書に、文書記号及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、事務連絡簿を用い、「(事務連絡)」と表示し、文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

4 発送を終えた者は、当該発送文書に係る起案文書に、施行年月日を記入するものとする。

(庁外文書の発送)

第35条 郵便その他による文書等の発送は、本庁又は総合支所において次の各号によって行うものとする。

(1) 郵送によるものは、総務課又は地域住民課が定める時刻までに文書等の種類、量目、発送件数等を記載した通知票を添えて総務課又は地域住民課に提出すること。ただし、直接郵便局で発送する出先機関については、この限りでない。

(2) 文書等は、各担当において封入の上、封皮に宛名を記載し、特殊の取扱いを要するものは、封皮にそれぞれの表示をすること。

(庁内文書の発送)

第36条 庁内文書の発送は、文書管理システム上の庁内施行機能により発送するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、発送対象文書が電子文書でないときは、発送文書を出力装置により紙に記録し、発送対象文書に添付の上、配布棚を利用した集配により発送する。

(ファクシミリの利用による発送)

第37条 前2条の規定にかかわらず、第16条第1項第1号及び第2号に掲げる手続に係る発送の処理は、ファクシミリを利用して行うことができる。

2 前項の規定により、ファクシミリを利用して文書等を発送する場合は、通信回線に接続した、総括文書管理者が指定するファクシミリ装置を用い、備付けのファクシミリ発信簿に必要事項を記載し、発信しなければならない。

3 緊急に発送する必要のある文書を発信する場合は、事前に受信者にその旨を連絡しなければならない。

4 発信用件等を具備するため、送付状に必要事項を記載し、発送文書とともに発信する。

第6章 文書等の分類及び保存期間

(文書等の分類)

第38条 文書等は、別に定める文書分類表に従い、事務事業ごとに適正に分類しなければならない。

(文書等の保存期間)

第39条 処理が完結した事案に係る文書(以下「完結文書」という。)は、前条の文書分類表の保存期間に従い、適切に保存しなければならない。

2 前項の保存期間は、文書等の区分及び事務の内容に応じて永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満とし、その基準は別表第2のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある文書等については、当該法令等の定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第40条 前条の保存期間の起算日は、当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

2 前項の規定により難いものの起算日については、次の各号に定めるとおりとする。

(1) 暦年により処理する文書 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2) 4月1日から5月31日までの間の文書等で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るもの 当該文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の4月1日

(3) 法令等の規定により保存期間の起算日が定められている文書等 当該法令等で定める日

(文書目録の作成)

第41条 文書等の所在を明確にするとともに、文書等の検索を迅速に行うため、課等ごとにファイル基準表を作成しなければならない。

第7章 文書等の編集及び製本

(編集の方法)

第42条 完結文書並びに報告、決定又は施行済みの文書で事案の処理が完結していないもの(以下「未完結文書」という。)の編集は、次に定めるところにより課等において行わなければならない。

(1) 文書分類表の分類項目(以下単に「分類項目」という。)ごとに区分すること。ただし、2以上の分類項目にわたる完結文書は、その主たる分類項目に区分すること。

(2) 4月1日から5月31日までの間の文書等で前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものは、前会計年度に区分すること。

(3) 台帳、帳簿その他の常時業務に使用する文書(以下「常用文書」という。)及び訴訟関係文書その他の数年にわたる事案に係る文書は、一括すること。

(4) 前2号に掲げる文書以外の文書にあっては、会計年度(暦年により処理する文書等にあっては、暦年)ごとに区分すること。

第43条 前条の規定により完結文書を編集する場合において、分類項目を異にする完結文書を同一の簿冊に編集する必要があるときは、参照票を編入しなければならない。

第44条 図面等本書につづり難い文書等は、適宜に分離して編集することができる。この場合において、本書及び分離した図面等には、それぞれ参照票を添付しなければならない。

(製本の方法)

第45条 前3条の規定により編集した完結文書は、保存期間の起算日から30日を経過する日までに次に定めるところにより課等において製本しなければならない。ただし、保存期間の起算日から30日を経過した日までに製本し難いものにあっては、同日後に製本することができる。

(1) ファイルは、総務課長が別に指定したものを用い、厚さは、6センチメートルを標準とすること。ただし、厚さ6センチメートルを標準とすることが適当でない完結文書については、この限りでない。

(2) 文書目録を付けること。ただし、文書目録を付けないことに相当の理由がある完結文書については、この限りでない。

(3) 第1号のファイルには、表紙及び背表紙を貼付すること。

(4) 同一分類項目の完結文書を分冊して製本した場合は、1冊ごとに当該分類項目の全冊数及び分冊番号を前号の表紙及び背表紙に記入すること。

2 第42条の規定により編集した未完結文書には、前項第3号の表紙及び背表紙に準じた表紙及び背表紙を付け、未完結文書台帳に記録しなければならない。

(保存箱)

第46条 第42条から第44条までの規定により編集した完結文書で製本し難いものは、前条の規定にかかわらず、保存箱に収納して製本に代えることができる。この場合において、保存箱の外面には、表紙を付けなければならない。

(適用除外)

第47条 前2条の規定は、課等において保存する完結文書で、製本し、又は保存箱に収納することが適当でないものについては、適用しない。

第8章 文書等の保管及び保存

(保管)

第48条 課長等は、常に文書等の所在を明らかにして、保管を行わなければならない。

(本庁における主務課保存)

第49条 本庁の完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において主務課長の指定する場所に保存しなければならない。

(1) 保存期間の起算日から1年を経過していないもの

(2) 第54条第1項の規定により総務課長の承認を得たもの

(本庁における総務課保存)

第50条 本庁にあっては、保存期間の起算日から1年を経過した完結文書は、総務課において保存しなければならない。ただし、常用文書で総務課長の指定を受けたもの及び主務課において保存することが適当と認められるものは、この限りでない。

2 前条第1号に掲げる完結文書のうち主務課において保存し難いものは、総務課において保存することができる。

(総合支所における保存)

第51条 出先機関にあっては、保存は総合支所の長が指定する場所でしなければならない。

(文書等の査閲)

第52条 課長等は、毎月1回以上所管の文書等の査閲をしなければならない。

2 総務課長は、毎年4回以上随時各課及び総合支所の文書等を査閲し、その処理状況を町長に報告しなければならない。この場合、総務課長は、課長等に必要に応じてファイル基準表の提出を求めるものとする。

第9章 文書等の引継ぎ

(引継ぎ)

第53条 第50条の規定により総務課において保存する完結文書は、毎年、総務課長が指定する日に、総務課に引き継がなければならない。ただし、総務課長がやむを得ないと認めるものについては、その都度引き継ぐことができる。

2 第49条第2号に規定する完結文書は、主務課において保存する必要がなくなったときは、遅滞なく総務課に引き継がなければならない。

3 前2項の規定により当該完結文書の引継ぎをしようとするときは、引継予定リスト2通を当該完結文書とともに総務課ヘ提出しなければならない。

4 完結文書を保存箱により総務課に引き継ぐときは、あらかじめ、総務課長に協議しなければならない。

5 総務課長は、完結文書の引継ぎを受けるときは、その編集及び製本の適否を審査し、訂正又は整備の必要を認めたものについては、補修させることができる。

6 完結文書の引継ぎを受けたときは、総務課において引継予定リスト1通に受領印を押し、当該引継書を主務課へ返付しなければならない。

(総務課保存文書の還付)

第54条 主務課において総務課保存文書 (総務課において引継ぎを受けて保存中の文書をいう。以下同じ。)の還付を受け、保存しようとするときは、保存文書還付承認申請書により総務課長の承認を得なければならない。

2 前項の規定により総務課保存文書の還付を受けたときは、主務課において保存文書還付承認申請書に受領印を押さなければならない。

第10章 文書等の閲覧及び貸出し

(閲覧等の手続)

第55条 総務課保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、文書管理システムの借覧要求により文書管理担当者にその旨を申し出るものとする。この場合において、当該職員が当該文書に係る主務課の職員以外のものであるときは、当該文書に係る主務課長の承認を併せて得なければならない。

(貸出期間)

第56条 保存中の文書等の貸出期間は、10日以内とする。

(転貸及び庁外持出しの制限)

第57条 第55条の規定により貸出しを受けた文書(以下「貸出文書」という。)は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない場合において、貸出文書転貸等承認申請書により主務課長及び総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(閲覧文書及び貸出文書の取扱い)

第58条 第55条の規定により閲覧している文書(以下「閲覧文書」という。)及び貸出文書は、改編し、追補し、又は訂正してはならない。

2 閲覧文書又は貸出文書を損傷したときは、総務課長に直ちに届け出て、その指示を受けなければならない。

(閲覧等の拒絶)

第59条 総務課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その閲覧若しくは貸出しを拒み、又は貸出期間中であってもその返納を求めることができる。

(部外者の閲覧等)

第60条 保存中の文書等は、職員以外の者に貸し出してはならない。

2 保存中の文書等を職員以外の者に閲覧させるときは、当該文書に係る主務課長の承認を得なければならない。

(保管中の文書等の閲覧及び貸出し)

第61条 第55条から前条までの規定は、保管中の文書等について準用する。

第11章 文書等の廃棄

(廃棄の手続)

第62条 保存文書で保存期間の満了したものは、総務課において廃棄予定リストを作成し、主務課長の決定を経て廃棄しなければならない。

(廃棄完了の登録)

第63条 前条の規定により廃棄したときは、総務課において、文書管理システムに廃棄した旨を登録しなければならない。

2 前項の規定により文書管理システムに保存文書を廃棄した旨を登録したときは、廃棄リストの写しを主務課へ提出しなければならない。

(廃棄の方法)

第64条 廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書等については、消去、焼却、細断等の方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書等に日高町個人情報保護条例(平成18年条例第14号)に規定する個人情報及び情報公開条例第6条第1項各号に掲げる非公開情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

(保存の延長)

第65条 保存期間の満了した文書等であって、なお保存の必要があると認められるものは、第62条の規定にかかわらず、次に定めるところにより引き続き保存することができる。

(1) 主務課保存文書については、主務課長の決定を経ること。

(2) 総務課保存文書については、主務課長は、保存延長承認申請書により総務課長の承認を得ること。

(保存延長の登録)

第66条 前条の規定により保存を延長したときは主務課において、それぞれ保存を延長した旨を文書管理システムに登録しなければならない。

(歴史的資料の引継ぎ)

第67条 総務課長は、長期保存文書以外の文書等で歴史的資料として保存する必要があると認めるものがある場合には、主務課長に当該文書等の引継ぎを求めることができる。

2 主務課長は、前項の規定により総務課長から文書等の引継ぎを求められたときは、その文書等が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、その求めに応じるものとする。

3 総務課長は、前項の規定による引継ぎを受けた文書等でその作成後30年を経過したものについては、その文書等の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、引き続き保存する必要があるか否かを決定することができる。

4 総務課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書等及びマイクロフィルムに撮影した文書で保存する必要がないと認めるものについては、当該文書等に係る主務課の長の承認を得て、当該文書等を廃棄するものとする。

第12章 書庫等の管理

(書庫の管理)

第68条 書庫(全庁的に文書等を収納することができる施設をいう。以下同じ、)は、総務課において管理しなければならない。

(書庫内の保全)

第69条 総務課長は、文書等の損傷防止のため、常に、書庫内の通気、防湿等に努めなければならない。

2 書庫内では、喫煙し、又は火気を取り扱ってはならない。

3 書庫担当職員は、書庫の開閉の際、書庫内を巡視して異状の有無を確かめなければならない。

(立入りの制限)

第70条 書庫には書庫担当職員以外の者は立ち入ってはならない。ただし、総務課長の承認を受けた者は、書庫担当職員の立会いの下に出入りすることができる。

(書庫日誌)

第71条 本庁における書庫担当職員は、書庫日誌に必要事項を記入して、総務課長に報告しなければならない。

(文書等を保管し、保存する施設の管理)

第72条 第69条の規定は、書庫以外の文書等を保管し、又は保存する施設の管理について準用する。

第13章 マイクロフィルムの撮影等

(マイクロフィルムの撮影等)

第73条 保存中の文書等は、マイクロフィルムに撮影することができる。

2 前項の規定により保存中の文書等を撮影したマイクロフィルムは、当該文書等の保存期間から既に経過した期間を控除した期間、保存しなければならない。

3 マイクロフィルムの撮影及び保存の方法並びにマイクロフィルムに撮影済みの文書等の取扱いについては、総務課長が定める。

第14章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第74条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第75条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第76条 前条の施行文書の相手方は、日高町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第77条 電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールにより文書を発送するときは、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

3 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第78条 電子文書取扱者は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち課長が文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 電子メールにより文書を受領するときは、電磁的記録媒体に記録するとともに、電磁的記録媒体の経年劣化等による記録された文書の消失及び変化、改ざん、盗難、漏えい等を防止する措置を講じなければならない。

3 電子文書取扱者は、第1項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

第15章 雑則

(雑則)

第79条 この規則に定めるもののほか、文書等の管理に関し必要な事項は、本庁にあっては総務課長、総合支所にあっては、総合支所長の定めるところによる。

附 則

この規則は、平成18年3月1日から施行する。

附 則(平成19年3月20日規則第9号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規則第13号)

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日規則第3号)

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月29日規則第12号)

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

別表第1(第12条関係)

区分

記号

法規文書

条例

日高町条例

規則

日高町規則

令達文書

訓令

日高町訓令

指令

日高町指令

公示文書

告示

日高町告示

一般文書

 

「日」の文字並びに担当課等を表す記号並びに「収・発」の記号

別表第2(第39条関係)

完結文書の保存期間の基準

項目

保存期間の区分及び例示

永年保存

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

1 町行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定に関する文書

日高町総合振興計画等

 

 

 

 

2 事務事業の計画の策定、変更、廃止及び実施に関する文書

特に重要なもの

日高町100年・120年記念事業等

重要なもの

比較的重要なもの

その他

 

3 本町が関係する団体等の設立及びこれらに関する出資関係文書

全てのもの

 

 

 

 

4 町の区域の変更並びに町及び字の区域及び名称の変更等に関する文書

編入関係事務引継書、住居表示等町名変更関係書等

 

 

 

 

5 条例、規則及び訓令の制定及び改廃に関する文書

制定及び改廃に係る原義等

 

 

 

 

6 通達、要綱等の制定及び改廃に関する文書

特に重要なもの

その他

 

 

 

7 告示、公告、公表、公示送達その他公示に関する文書

特に重要なもの

町政の基本的事項に関するもので、町民に重大な影響を及ぼすもの等

その他

 

 

 

8 他の執行機関との事務の委任又は補助執行に関する文書

特に重要なもの

その他

 

 

 

9 町議会に関するもの

特に重要なもの

町議会の招集に関する書類

議会結果通知書

議事録

重要なもの

町議会提出議案

比較的重要なもの

町議会からの照会に対する回答及び請願、陳情等に関するもの

 

 

10 附属機関等に関する諮問、答申及び建議に係る文書並びに会議録

特に重要なもの

重要なもの

その他

 

 

11 請願、陳情、要望等に関する文書

特に重要なもの

町政の基本的事項に関するもの等

重要なもの

 

比較的軽易なもの

軽易なもの

12 不服申立て、審査請求、訴訟等に関する文書

特に重要なもの

その他

 

 

 

13 通知、催告、申請、届出、報告及び進達に関する文書

特に重要なもの

町民又は町政に重要な影響を及ぼす申請等

重要なもの

建築確認申請関係書等

比較的重要なもの

納税証明申請書等

比較的軽易なもの

戸籍・印鑑証明交付申請書等

軽易なもの

会議出席報告書等

14 許可、認可、承認等(取消しを含む。)の行政処分に関する文書

特に重要なもの

町民又は町政に重要な影響を及ぼすもの等

重要なもの

比較的重要なもの

その他

 

15 行政代執行に関する文書

特に重要なもの

その他

 

 

 

16 広報及び広聴に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

比較的重要なもの

 

 

17 公文書の開示等に関する文書

特に重要なもの

公文書の開示等に係る基本的な方針等に関するもの

 

比較的重要なもの

重要な公文書の開示又は非開示の決定に関するもの

比較的軽易なもの

公文書の開示又は非開示の決定に関するもの

 

18 個人情報の開示又は訂正に関するもの

特に重要なもの

個人情報の開示又は訂正に係る基本的な方針等に関するもの

 

比較的重要なもの

個人情報の目的外利用及び提供に関するもの

比較的軽易なもの

個人情報の開示、非開示、訂正又は非訂正の決定等に関するもの

 

19 職員の任免及び賞罰に関する文書

全てのもの

 

 

 

 

20 職員の給与、服務、厚生、研修等に関する文書

特に重要なもの

給与台帳等

退職年金、遺族年金に関する書類

重要なもの

比較的重要なもの

職員健康管理等

比較的軽易なもの

軽易なもの

21 叙勲、褒章、儀式、表彰及び行事に関する文書

特に重要なもの

叙勲、褒章の上申に関する書類

重要なもの

その他

 

 

22 予算の編成及び執行並びに決算等に関する文書

特に重要なもの

起債関係書、出納検査関係書等

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

23 町が発行する刊行物(発行した課に限る。)

特に重要なもの

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

24 契約、協定等に関する文書

特に重要なもの

その他

 

 

 

25 公有財産の取得及び処分に関する文書

特に重要なもの

町有財産処分関係、国有地編入関係等

その他

 

 

 

26 公有財産の管理に関する文書

特に重要なもの

登記関係書、地積測量関係図等

その他

 

 

 

27 補助金の申請及び交付に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

その他

 

 

28 貸付金に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

その他

 

 

29 寄附又は贈与の受納に関する文書

特に重要なもの

土地寄附採納関係書等

重要なもの

その他

 

 

30 損失補償及び損害賠償に関する文書

特に重要なもの

補償費算定調書等

その他

 

 

 

31 町政と特に関係の深い史実に関する文書

 

 

 

 

 

32 調査研究、統計等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

比較的重要なもの

その他

 

33 台帳、原簿等

特に重要なもの

年金被保険者台帳

重要なもの

比較的重要なもの

その他

 

34 事務引継に関する文書

町長に関するもの

副町長及び教育長に関するもの

課長及び相当する職にある者に関するもの

主幹及び主査の職にある者に関するもの

 

35 金銭の出納に関する証拠書類

 

全てのもの

 

 

 

36 後援名義等の使用に関する文書

 

 

重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

37 工事施行に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

38 委託契約に関するもの

 

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

39 物品の買入れ等に関するもの

 

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

40 前各号に掲げる文書に類するものその他保存の必要があると認める文書

特に重要なもの

重要なもの

比較的重要なもの

比較的軽易なもの

軽易なもの

日高町文書管理規則

平成18年3月1日 規則第11号

(平成25年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月1日 規則第11号
平成19年3月20日 規則第9号
平成20年3月31日 規則第13号
平成23年3月31日 規則第3号
平成25年3月29日 規則第12号